Хто відповідає за погодження та повідомлення за проєктами у сфері інформатизації?

У сучасному світі інформатизація займає ключову роль у розвитку державного управління. Створення проєктів у цій сфері вимагає не лише професійного підходу, але й дотримання чітких вимог законодавства. Одним із найважливіших аспектів є правильна організація процесів погодження та повідомлення генерального державного замовника про реалізацію таких проєктів.

Хто саме відповідає за ці дії? Які вимоги слід враховувати при погодженні? У цій статті Медіаресурсу професійних закупівель ми розберемося, хто повинен забезпечувати виконання цих процедур, а також розглянемо ключові аспекти, що регулюють сферу інформатизації.

Законодавці вимоги

Коротко нагадаємо, що  відповідно до пункту 8 Постанови № 119, під час виконання завдань, проєктів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації, що виконуються за рахунок бюджетних коштів та/або спрямовані на виконання функцій держави чи органу місцевого самоврядування, замовники беруть бюджетні та/або фінансові зобов’язання та здійснюють платежі за завданнями, проектами, роботами з інформатизації Національної програми інформатизації після їх погодження з генеральним замовником.

Отже, погодження на закупівлю  товарів, робіт та послуг, що належать до сфери інформатизації, мають отримувати розпорядники бюджетних коштів перед взяттям бюджетних зобов’язань. Таке погодження розпорядники бюджетних коштів мають отримувати у генерального державного замовника, яким є Міністерство цифрової трансформації України.

Так, згідно приписів пункту 8 Постанови №119:

• якщо очікувана вартість завдань, проектів, робіт з інформатизації дорівнює або перевищує 500 тис. гривень, замовникам необхідно отримати погодження від генерального державного замовника, яке здійснюється за результатами експертизи;

З інформацією щодо того, як замовник має погоджувати закупівлю з генеральним державним замовником, якщо вартість договору дорівнює або перевищує 500 тис. гривень ми розповіли у матеріалі « Закупівля товарів, робіт та послуг, що належать до сфери інформатизації: що змінилося?».

• якщо вартість договору є меншою за 500 тис. гривень необхідно лише повідомити генерального державного замовника про укладений договір про закупівлю товарів, робіт і послуг між замовником та виконавцем завдання, проекту, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації.

З інформацією щодо того, як замовник має повідомити генерального державного замовника про укладений договір, якщо вартість договору є меншою за 500 тис. гривень ми розповіли у матеріалі « Що змінилося в частині інформування генерального замовника при здійсненні закупівель, які належать до сфери інформатизації».

Хто відповідає за погодження та повідомлення за проєктами у сфері інформатизації?

Отже, ключовим питанням залишається: хто ж відповідає за погодження та надсилання повідомлення в рамках проєктів у сфері інформатизації?

Відповідно до пункту 11 Постанови №119, замовники забезпечують приймання, впровадження, використання результатів виконання завдань, проектів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації та відповідають за цільове використання передбачених для їх виконання коштів відповідно до бюджетного законодавства.

Керівники замовників здійснюють контроль та несуть персональну відповідальність за своєчасність, достовірність і зміст поданих пропозицій та звітних матеріалів.

Таким чином, саме керівники замовників є відповідальними за забезпечення всіх процесів у межах виконання таких завдань.

Більше того, законодавство підкреслює важливу роль керівника замовника, який:

• здійснює контроль за виконанням усіх процедур;
• несе персональну відповідальність за своєчасність, достовірність і зміст поданих пропозицій та звітних матеріалів.

Тобто, навіть якщо замовник делегує виконання певних дій (наприклад, підготовку документів чи проведення комунікації з генеральним замовником) уповноваженій особі або іншому працівнику, персональна відповідальність залишається на керівнику.

Відсутність чіткого розподілу обов’язків усередині організації може призвести до затримок у погодженні чи повідомленні або навіть до невиконання вимог Постанови №119. У такому разі відповідальність за порушення вимог Постанови лягає на керівника замовника, оскільки саме він повинен забезпечити належну організацію процесів.

Якщо керівник не призначив відповідальну особу, це означає, що фактично всі обов’язки залишаються за ним. Тому замовникам варто заздалегідь визначити, хто відповідатиме за підготовку пропозицій, звітних матеріалів та своєчасну комунікацію з генеральним державним замовником, щоб уникнути ризиків і забезпечити виконання всіх вимог законодавства.

Що робити керівнику?

Призначити відповідального: У більшості випадків такі функції делегуються уповноваженій особі, проте це може бути й інший працівник замовника, адже ні Закон України «Про публічні закупівлі», ні Особливості це питання не регулюють. Вибір відповідальної особи залежить від рівня завантаженості уповноваженої особи та злагодженості внутрішньої комунікації між працівниками установи.

Цілком можливим варіантом є покладення цих функцій на працівників окремого відділу, який займається технічним забезпеченням і формуванням потреб у відповідних закупівлях. Такий підхід дозволяє спеціалізованим підрозділам ефективно виконувати ці завдання в межах своєї компетенції.

У будь-якому випадку, щоб покласти ці функції на конкретного працівника, керівник повинен затвердити відповідні посадові інструкції чи накази, які регулюватимуть обов’язки відповідальної особи.

Контролювати процеси: Навіть якщо відповідальна особа призначена, керівник зобов’язаний здійснювати контроль над усіма діями, пов’язаними з виконанням вимог Постанови №119.

Висновок

Отже, відповідальність за погодження та направлення повідомлення за проєктами у сфері інформатизації лежить на керівникові замовника. Його завдання – чітко організувати внутрішні процеси, призначити відповідальних осіб та забезпечити дотримання всіх вимог законодавства.

Невиконання цих обов’язків може призвести до серйозних порушень, а відповідальність за них неминуче ляже на плечі керівника. Тому планування, контроль та грамотна організація роботи є запорукою успішного виконання завдань у сфері інформатизації.

Зразок наказу про призначення відповідальної особи за повідомлення та погодження завдань, проектів, робіт з інформатизації Національної програми інформатизації можна завантажити у розділі «Зразки» ⎯ « ЗРАЗКИ ПРОТОКОЛІВ ІНШІ».