Головні поради для замовників з оборонних закупівель

Як підготуватися до нового закупівельного періоду? Головні поради для замовників з оборонних закупівель

Закінчення нинішнього та початок нового календарного року для фахівців в сфері публічних закупівель зазвичай супроводжуються підведенням підсумків, роботою над завершенням закупівельного року, звітуванням про виконання договорів та підготовкою до початку нового закупівельного періоду.

Порядок організації та проведення оборонних закупівель визначений Постановою Кабінету Міністрів України №1275 від 11 листопада 2022 р. № 1275.

Наразі відсутні вимоги для замовників в сфері оборони звітувати про виконання договорів, які укладені без використання електронної системи з прикріпленням до таких звітів файлів з відповідними договорами, всіма додатками та змінами до них, а також підготовки та затвердження річних планів. Але уповноваженим особам військових частин, організацій (установ, закладів), (що уповноважені рішенням державного замовника у сфері оборони на здійснення закупівель та укладення державних контрактів) варто належним чином підготуватись до нового закупівельного періоду для забезпечення роботи закупівельної функції у військовій частині, організації (установі, закладі) на професійному рівні.

Варто нагадати, що протягом 90 днів з дня припинення або скасування правового режиму воєнного стану державні замовники прикріплюють до зазначених звітів про договори, укладені без використання електронної системи закупівель, файли з відповідними договорами, всіма додатками та змінами до них.

Що потрібно знати замовнику в сфері оборони наприкінці року?

• По-перше, варто завершити закупівлі, які починались протягом року.
• По-друге, підготуватись та спланувати закупівлі на наступний рік.

Декілька головних рекомендацій.

Порада №1. Оскільки річного плану в нас не було, рекомендуємо самостійно перевірити себе. Також варто провести звірку по закупівлях, опублікованих в електронному кабінеті на авторизованому майданчику, щодо їх наявності в затверджених Переліках та обсягах закупівель у військовій частині.

Порада №2. Перевірити через свій Акредитований центр сертифікації ключів термін дії кваліфікованого електронного підпису та продовжити його в разі потреби.

Порада №3. Підготувати та перевірити наявність всіх необхідних протоколів уповноважених осіб, а також систематизувати для зручності подальшого використання.

Порада №4. Підготувати скан-копії всіх укладених договорів. У випадку несподіваних змін до законодавства щодо публікацій договорів та додатків до них існує ризик, що доведеться здійснювати велику кількість публікацій в короткі терміни. Це може спричинити недотримання строків та притягнення до юридичної відповідальності.

Порада №5. Відповідно до ст. 42 Закону України “Про публічні закупівлі”, у разі проведення конкурентних закупівель згідно з п.8 Постанови №1275 необхідно оприлюднити звіт про виконання договору протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю. Головна умова - виконання сторонами цього договору або його розірвання.

Підготовка організації до початку нового закупівельного періоду: чому це необхідно зробити перед початком 2024 року?

2023 рік був насиченим та повним системних змін в підходах до проведення публічних закупівель замовниками в сфері оборони. Тому для організації роботи в новому закупівельному періоді необхідно оновити нормативні акти, що стосуються діяльності закупівельників.

Також надаємо проєкти таких документів, що були підготовлені Офісом з підтримки змін у системі Міністерства оборони України у співпраці з Проєктом реформи оборонних закупівель за підтримки Міністерства оборони Великої Британії.

Оскільки в більшості текстів наказів чи їх заголовках, виданих в попередніх періодах, не зазначені терміни їх дії, наразі відсутнє зобов’язання поновлювати їх щорічно. Однак оновлення таких документів дає можливість не допустити упущення останніх важливих та ключових змін в сфері публічних закупівель.

Які наші пропозиції.

Порада №1. Перш за все, рекомендуємо почати з оновлення Положення про уповноважену особу із закупівель товарів, робіт і послуг та запропонувати проєкт  такого документу за посиланням.

Порада №2. Далі рекомендуємо заново визначити Уповноважену особу (осіб) із закупівель товарів, робіт і послуг на наступний рік. Це дасть можливість заново визначити всередині організації можливості залучення, заміни та визначення нових уповноважених осіб, якщо в основної Уповноваженої особи буде відпустка, відрядження, лікування.

З проєктом відповідного наказу можна ознайомитись за посиланням.

Порада № 3. В наступному календарному році рекомендуємо затвердити новий перелік та обсяги закупівель товарів, робіт і послуг оборонного призначення, інших товарів, робіт і послуг для гарантованого забезпечення потреб безпеки і оборони. Це важливо, попри відсутність вимоги в законодавстві про створення окремих наказів в розрізі календарних років. Таким чином буде можливість провести граничні лінії між закупівельними роками попередніх періодів.

Проєкт такого наказу за посиланням.

Порада № 4. Також варто пам’ятати, що у військовій частині повинен бути окремий  Порядок проведення закупівель, озброєння, військової та спеціальної техніки, ракет і боєприпасів та їх складових частин згідно пунктів 43-49  Постанови КМУ №1275 від 11.11.2022 року.

Такий документ - за цим посиланням.

Порада № 5. Оскільки не існує єдиного порядку щодо організації та проведення закупівель, взаємодії між структурними підрозділами у військовій частині (організації), пропонуємо затвердити Порядок здійснення оборонних закупівель на період дії правового режиму воєнного стану для гарантованого забезпечення потреб безпеки і оборони у військовій частині.

Це налагодить чітку внутрішню систему, а також розподіл прав та обов’язків між ініціаторами закупівель з Уповноваженими особами із закупівель. Крім того, це впровадить правила організації закупівельної діяльності.

Такий Порядок - за посиланням.

Порада № 6. Не варто забувати про важливість збору потреб і подальшого їх внесення до Переліку і обсягів закупівель, забезпечення своєчасного отримання повної необхідної інформації від ініціаторів закупівель, а також надання такої інформації за єдиними стандартами форм документів.

У цьому допоможе відповідний проєкт документу - Наказ про надання інформації посадовими особами військової частини щодо наявної потреби у закупівлі товарів, робіт та послуг.

Порада № 7. Видати наказ про визначення потреб у товарах, роботах і послугах на 2024 рік згідно запропонованої форми, визначеної Порядком про здійснення закупівель.

Крім цього, рекомендуємо провести бесіди із керівниками відокремлених підрозділів, служб для з'ясування їх реальних потреб. Отримана інформація дозволить сформувати відповідний реєстр.

Порада № 8. Корисною буде реєстрація на вебпорталі Автоматизованої системи реєстрації гуманітарної допомоги згідно інструкції. Це дозволить сформувати запити на товари, які військова частина не може купити самотужки, і отримати такі товари у якості гуманітарної допомоги.

Статтю підготовлено Офісом з підтримки змін в системі Міністерстві оборони України у співпраці з Проєктом реформи оборонних закупівель за підтримки Міністерства оборони Великої Британії.

Автор: Юрій Попик

Рецензенти: Неллі Стельмах,  Євгеній Сільверстов, Олег Блінов