Дослідження про звітування за договорами

проєкт DOZORRO Transparency International Ukraine провів аналіз звітування про виконання одночасно на Prozorro, у Spending і Держказначейство. Що з цього вийшло - рекомендуємо ознайомитись у статті нижче.

Звітування про виконання одночасно на Prozorro, у Spending і Держказначейство обтяжує замовників. Водночас якість цих даних залишає бажати кращого. Як виправити ситуацію? Проаналізував проєкт DOZORRO Transparency International Ukraine.

Забезпечити державу та громади усім необхідним — складний багатоетапний процес, що вимагає багато коштів, часу та професійних кадрів. Закупівлі можуть відбуватися за різними процедурами. Однак закінчуються вони зазвичай однаково — укладанням договору і виконанням зобов’язань за ним. 

Дані про закупівлі та договори за кошти бюджету замовники подають у три незалежні системи:

• Prozorro;
• Spending;
• Клієнт казначейства — Казначейство.

Причому в кожній системі заповнюють майже одну й ту саму інформацію.

Команда DOZORRO TI Ukraine дослідила, як зараз замовники звітують за договорами, оплата за якими відбувається за кошти державного та місцевих бюджетів. 

Дублювання і втрати

Дані про закупівлі та договори за кошти бюджету замовники зараз подають у три незалежні системи — Prozorro, Spending, ККК (Клієнт Казначейства — Казначейство). У результаті інформація часто дублюється:

• У Prozorro та Spending існує щонайменше 50 машиночитаних полів, які зіставні за змістом і заповнюються в обох системах незалежно одне від одного. 

• Дані, що подають до ККК, також мають багато спільних полів з двома іншими системами, однак при цьому більшість з них немашиночитані. Фактично їх дублюють, коли подають у Spending.

Таке дублювання коштує державі не менше як 1,2 млн зайвих (таких, які можна було б не витрачати) робочих годин на рік, що еквівалентно понад 30 млн грн. 

Непридатні дані

При цьому зібрані в цих системах дані, які доступні у форматі відкритих даних, не відображають реальну ситуацію за договорами і непридатні для якісного використання. 

Фактично навіть найважливішу інформацію про договір (сума договору, сплачена сума і постачальник) на Prozorro та Spending часто заповнюють некоректно. Тому далі її ніде не застосуєш — неможливо повноцінно проаналізувати, як загалом виконують договори в публічних закупівлях, які там є проблеми. 

Це означає, що чинна система звітування не забезпечує необхідну якість і валідність даних. При цьому кожна із зазначених систем вимагає від замовників заповнити свій унікальний набір полів про договір, які технічно не пов’язані між системами. Через це обмін даними наразі неможливий.

Відповідно немає консолідованої інформації про договір в одному джерелі. Зараз, щоб дізнатися всю можливу інформацію про договір, необхідно зібрати та звести дані з трьох систем та інтерпретувати їх. Навіть якщо дані в усіх трьох системах заповнювали повно та коректно, деякі з них, як-от специфікація акта (що врешті-решт купив та отримав замовник, у якій кількості та за якою ціною), фактично мають машиночитаний формат лише в Spending.

Ця ситуація незручна як для замовників — які заповнюють та збирають дані, так і для органів ухвалення рішень, контролю і моніторингу — які цими даними послуговуються.

Отже, звітування, як воно є зараз — у три системи, зумовлює низку проблем:

• перевитрати часу;
• перевитрати бюджету;
• складність інтеграції багатьох розгалужених систем;
• непридатність зібраних даних для аналізу.

Єдина система

Розв'язати усі ці проблеми можна, якщо створити єдину систему, щоб дані:

• заповнювали лише в ній;
• зберігалися лише в ній;
• валідувалися; 
• були стандартизовані й мали єдину інтерпретацію;
• були відкриті та доступні; 
• не потрібно було вводити повторно, якщо їх вже ввели; 
• дані про договір були пов’язані з попередніми/наступними етапами. 

Чому ж її до сих пір не створили?

Насамперед, взятися її створювати має певна інституція. Це потребує часу і ресурсів. 

Водночас ця інституція і система будуть зобов’язані брати до уваги інтереси різних стейкхолдерів, зокрема тих, що зараз збирають ці дані на своїх порталах. 

Ба навіть якщо єдину систему створять, адмініструвати її теж може бути нелегко. Потрібно закласти достатньо ресурсів і часу на  на перевірку та виправлення даних.

Також необхідно передбачити розподіл обов’язків та відповідальності за заповнення та перевірку даних в установах замовників.

Однак ці виклики можна і варто вирішувати, оскільки створення  системи допоможе: 

1. економити бюджетні кошти і час на звітування за договорами та адміністрування державних систем обліку даних;
2. ефективно використовувати кадровий потенціал;
3. підвищити якість ухвалених рішень на основі даних;
4. примножити можливості моніторингу поточної ситуації у сфері публічних закупівель і публічних фінансів;
5. створити сприятливе середовище для покращення та розробки нових сервісів у цих сферах.