Чи зобов’язаний замовник оформлювати окремий протокол уповноваженої особи для кожного рішення в межах однієї закупівлі

Практична діяльність уповноваженої особи у сфері публічних закупівель пов’язана не лише з прийняттям рішень у межах конкретних процедур, а й з належним документальним оформленням таких рішень. Саме документообіг часто стає предметом уваги органів контролю, зокрема під час моніторингу закупівель або перевірок органами державного фінансового контролю.

Одним із дискусійних питань, яке регулярно виникає у замовників, є доцільність та обов’язковість оформлення окремого протоколу уповноваженої особи для кожної дії або рішення в межах однієї закупівлі. На практиці це питання має не лише організаційне, а й правове значення, оскільки надмірна формалізація процесу ускладнює роботу уповноваженої особи, тоді як недостатня — може створювати ризики під час перевірок.

Для формування зваженої позиції варто проаналізувати чинне законодавство та загальні вимоги до оформлення управлінських рішень. У цьому матеріалі від Медіаресурсу професійних закупівель ми звертаємося до нормативного регулювання та практичних аспектів роботи уповноваженої особи, щоб з’ясувати, чи існує обов’язок складати окремий протокол для кожного рішення в межах однієї закупівлі та які підходи є правомірними з точки зору законодавства.

Нормативне розуміння протоколу уповноваженої особи

Закон України « Про публічні закупівлі» не містить визначення поняття «протокол уповноваженої особи». Водночас частина десята статті 11 Закону встановлює загальну вимогу: рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття такого рішення та підписуються уповноваженою особою.

Отже, законодавець визначає протокол як форму фіксації прийнятого рішення, але не деталізує ні його структуру, ні кількість протоколів, які мають бути складені в межах однієї закупівлі.

З позиції загального діловодства протокол є організаційно-розпорядчим документом, який засвідчує факт прийняття певного рішення та має юридичне значення. Саме така характеристика є ключовою для розуміння ролі протоколу в закупівельному процесі: він підтверджує, що рішення прийняте належною особою, у визначений момент часу та з відповідним змістом.

Вимоги до оформлення протоколів у контексті діловодства

Хоча законодавство у сфері публічних закупівель не встановлює детальних вимог до оформлення протоколів, такі вимоги випливають із загальних норм діловодства. Зокрема, ДСТУ 4163:2020 та Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі визначають обов’язкові реквізити організаційно-розпорядчих документів.

У цьому контексті протокол уповноваженої особи, як правило, повинен містити найменування документа, інформацію про замовника, дату та номер, місце складання, текстову частину із викладенням розглянутих питань і прийнятих рішень, а також підпис уповноваженої особи. При цьому зазначені акти не містять вимоги щодо оформлення окремого протоколу для кожної управлінської дії, якщо такі дії логічно пов’язані між собою.

Таким чином, загальні правила діловодства допускають об’єднання кількох взаємопов’язаних рішень в одному документі, за умови чіткого та однозначного їх формулювання.

Чи встановлює Закон обов’язок складати кілька протоколів

Аналіз частини десятої статті 11 Закону свідчить про те, що законодавець зосереджується не на кількості протоколів, а на факті належного оформлення рішень уповноваженої особи. Норма не містить застереження, що кожне рішення в межах однієї закупівлі має оформлюватися окремим протоколом, так само як і не забороняє об’єднання кількох рішень в одному документі.

Відсутність прямої вимоги щодо «один протокол — одне рішення» означає, що замовник має певну дискрецію у визначенні оптимального підходу до оформлення управлінських рішень. Важливим є не формальний поділ на кілька документів, а можливість чітко встановити, які саме рішення були прийняті, ким і коли.

Практичний підхід до оформлення рішень у межах однієї закупівлі

На практиці в межах однієї закупівлі уповноважена особа може приймати низку взаємопов’язаних рішень, зокрема щодо затвердження або внесення змін до річного плану, проведення закупівлі, визначення способу закупівлі, а також оприлюднення інформації та документів в електронній системі закупівель.

У такій ситуації можливі два підходи. Перший полягає в оформленні кожного рішення окремим протоколом. Цей варіант формально спрощує ідентифікацію конкретного рішення, але значно збільшує обсяг документообігу. Другий підхід передбачає оформлення одного протоколу, в якому послідовно фіксуються кілька рішень, що стосуються однієї закупівлі.

Чинне законодавство не надає переваги жодному з цих підходів. Водночас з огляду на принципи ефективності та раціонального використання ресурсів, об’єднання кількох рішень в одному протоколі може вважатися обґрунтованим, якщо такі рішення логічно пов’язані та приймаються в межах одного управлінського процесу.

Юридичні ризики та аргументація позиції замовника

Ключовим ризиком при використанні «узагальненого» протоколу є можливе зауваження контролюючих органів щодо недостатньої деталізації рішень. Однак сам по собі факт прийняття кількох рішень в одному протоколі не є порушенням, за умови що текст документа чітко відображає зміст кожного з них.

Для мінімізації ризиків доцільно структурувати протокол таким чином, щоб кожне рішення було викладене окремим пунктом із чітким формулюванням, зазначенням предмета закупівлі та посиланням на відповідні дії в електронній системі закупівель.

Висновок

Чинне законодавство у сфері публічних закупівель не встановлює обов’язку оформлювати окремий протокол уповноваженої особи для кожного рішення в межах однієї закупівлі. Закон вимагає лише належного документального оформлення рішень із зазначенням дати та підпису уповноваженої особи.

Отже, замовник має право самостійно обрати підхід до оформлення протоколів: або складати кілька окремих документів, або об’єднувати взаємопов’язані рішення в одному протоколі. За умови дотримання вимог Закону та загальних правил діловодства обидва варіанти є правомірними, а вибір конкретного підходу належить до сфери організаційної автономії замовника.