5 років в Prozorro і 1 млрд грн економії. Як успішно трансформувати закупівлі: кейс Маріуполя

Маріупольську міську раду можна вважати одним з першопрохідців електронної системи публічних закупівель —  орган почав працювати ще з пілотом системи Prozorro. Начальник тендерного управління Маріупольської міської ради Олександр Бурага розповів, як міська рада перебудувала свої закупівлі ще 5 років тому та як ефективно проводити закупівлі (і окремо —  як проводити закупівлі електроенергії та пального).

Далі пряма мова —  Олександра Бураги. 

Закупівлі до системи публічних закупівель проводилися непрозоро —  планування як такого не було, усі закупівлі проходили «у конвертах», а допорогові закупівлі проводилися за незрозумілими вимогами. Ми колись провели аудит і визначили, що комунальні підприємства Маріуполя закуповували товари за ціною на 30 % вищою, ніж була на ринку.

Але з появою Прозорро все змінилося: 28 січня 2016 року було прийняте рішення про перехід на систему публічних закупівель і ми почали «з нуля» розбудовувати нашу закупівельну діяльність.

Як результат —  за 5 років у системі Prozorro ми зекономили 1 млрд грн. Завдяки переходу на Prozorro наші закупівлі відкрилися для бізнесу з усієї України —  тепер нам часто телефонують постачальники та цікавляться нашими закупівлями.

Покрокові зміни

Аби налагодити безперебійне забезпечення наших замовників, ми розробили:

• Типові форми для договорів
  

До 2016 року нікого не цікавило, чи поставлений товар за договором (за який часто було вже оплачено), як вчасно та наскільки поставлений товар був якісним. Тому ми розробили типові форми для договорів зі строками отримання товару й зі штрафними санкціями у випадку прострочення поставки та/або поставки неякісного товару

• Процедуру прийомки товарів, робіт чи послуг
  

Але чітко прописаного договору мало для того, щоб отримати якісний товар. Прийомка товару —  не менш важливий процес. Раніше перевірки товару чи послуг при прийомці в нас не було. Тепер же в нас є спеціальна комісія з контролю товарів, до якої входить 5 людей. Якщо товар неякісний —  ми повертаємо його постачальнику з претензіями.

• Дорожню мапу дій для замовників
  

Важливий крок —  показати замовникам дорожню карту їх дій —  від моменту планування до прийомки товарів. До речі, ця мапа корисна не тільки для замовника, а й для постачальника – бо коли вона у нього перед очима, він також краще розуміє свої дії. Ділюся такою мапою і з вами:

Секрети успішних закупівель

Типові договори, процедура прийомки та дорожня мапа дій для замовників – це важливі складові успіху закупівель, але, звичайно ж, не всі. Ось що також важливо, аби закупівлі відбувалися вчасно та якісно:

• Планування закупівель
  

У нас є річне та квартальне планування й усі наші плани розміщуються в розділі «Прозорі закупівлі» на сайті Маріупольської міської ради. Тому постачальники можуть подивитися і спланувати свою участь у торгах. Такий механізм отримав гарний відгук зі сторони бізнесу —  це було справжнім ноу-хау, адже раніше постачальники могли ознайомитися з планами всіх держорганів лише на сайті Prozorro.

Планувати наші закупівлі ми намагаємося заздалегідь —  тобто якщо товар нам потрібен, наприклад, у березні, то закупівлю нам потрібно оголошувати на початку січня. Це мотивує наших замовників планувати свої закупівлі. Адже коли немає планів, то замовник фізично не бачить дати та цифри і як результат —  товар закуповується невчасно або ж тендер оголошується за місяць до необхідної поставки.

Тут також є важливим два моменти:

Перше —  це моніторинг ринку. У нас є розпорядження міського голови з рекомендаціями, як правильно аналізувати ринок, аби сформувати якісне технічне завдання. Наш замовник вручну опрацьовує пропозиції декількох постачальників і визначає типові характеристики та вимоги, які він зазначатиме в майбутньому ТЗ.

І друге — ринкові консультації, де постачальники надають свої цінові пропозиції. Ми вже провели декілька таких консультацій. На їх основі ми формуємо ТЗ.

І що важливо — чим більше потенційних постачальників бачить нашу відкритість та бажання співпрацювати на ринкових умовах, тим більша буде ефективність закупівель.

• Порівняння цін
  

На наших замовників покладена велика відповідальність —  правильно обрати той чи інший товар/послугу, особливо це важливо для реалізації великих інвестиційних проєктів. Зараз ми модернізуємо медичні заклади й закуповуємо медичне обладнання різних напрямів. Тому наші замовники порівнюють основні бренди, технічні характеристики, інші показники й підбирають оптимальні технічні характеристики, які дозволять ефективно й економічно це обладнання експлуатувати.

• Правильне формування технічного завдання.
  

Кожен замовник та постачальник бачить технічне завдання по-своєму. Тому ми розробили приклади універсальних ТЗ для придбання товарів, робіт та послуг. У них ми прописали основні вимоги до технічних характеристик предмету закупівлі та документації постачальника. Приклад такого ТЗ є на нашому сайті: http://bit.ly/mariupol-tz 

• Контроль запасів
  

Процес який, напевно, є в кожного підприємства —  це контроль запасів. Ми розробили окремий регламент для роботи з ними. Він на кожному підприємстві різний, але містить обов’язковий рядок «залишки». Усе для того, щоби замовник орієнтувався, скільки товарів у нього залишилося.

Приєднання до порталу Dozorro

Ще в травні 2017 року ми приєдналися до моніторингового порталу Дозорро. На сайті можна залишити відгук на тендер, а за розпорядження Маріупольського міського голови кожен замовник зобов’язаний відповісти на відгук чи запитання впродовж п’яти робочих днів. Зручний інструмент, адже завдяки відгуку ми можемо зрозуміти свої прогалини, а буває, і зовсім провести закупівлю заново.

Централізація закупівель

Наразі ми йдемо шляхом централізації закупівель на базі головного розпорядника. До прикладу, такий механізм реалізовано з Департаментом освіти —  там створено закупівельний відділ, який закуповує товари й послуги для всіх наших шкіл. Школи лише приймають товари чи послуги та підписують акти, а договір про закупівлю укладається безпосередньо Департаментом. Своєю чергою школи та садочки можуть повідомити Департаменту про свої потреби.

Основною перевагою від централізації закупівель є економія коштів: за рахунок агрегації закупівель вона становитиме приблизно 10 %. Також завдяки централізації закупівельною діяльністю займаються виключно професійні закупівельники: так ми максимально виключаємо ризики порушення законодавства у сфері закупівель.

І що важливо —  чим більше потенційних постачальників бачить нашу відкритість та бажання співпрацювати на ринкових умовах, тим більша буде ефективність закупівель.

Закупівлі пального та електроенергії

Закупівлі пального та електроенергії —  це складні закупівлі, адже ціни постійно коливаються, волатильність ринку висока й так далі. Тому щоби якісно та вчасно проводити такі закупівлі, потрібно шукати окремі оптимальні рішення.

Електроенергія

Рік тому ми почали змінювати наш підхід до закупівель електроенергії. Ми проаналізували 2020 рік та вирішили працювати за рамковими угодами. Ретельно відпрацювали механізм поставки —  розклали вартість електроенергії на складові: вартість транспортування й розподіл електроенергії. Також ми повністю відійшли від передоплати – тепер у нас оплата з відстрочкою платежу за фактом споживання електричної енергії щомісяця. Раніше ж електроенергія продавалася лише за стовідсотковою передоплатою.

Цікавим є кейс зі зміною ціни, яка передбачена статтею 41 Закону України «Про публічні закупівлі». Якщо є зміна ціни, то ми обчислюємо її за нашою формулою. Усі коливання цін відображаються на сайті ДП «Оператор ринку», тому вони є у вільному доступі для будь-якого учасника. Щомісячно формується звіт по середньозваженій вартості, тому наш замовник може сам перевірити вартість електроенергії і правильність розрахунків. Тепер у нас цей процес став зрозумілим та ефективним.

Пальне

У 2016–2017 році були випадки, коли постачальники на торгах демпінгували, вигравали торги, а потім додатковими угодами навіть переганяли своїх конкурентів по ціні. Тому ми запровадили механізм формульного ціноутворення, який не дозволяв постачальникам демпінгувати. Це ефективний механізм, але з часом ми почали використовувати рамкові угоди. Тому зараз для всіх Комунальних підприємств, у яких потреби перевищують 1 млн грн у паливі, ми використовуємо такі угоди.

Наступне питання —  коли ефективно проводити відбір у рамку та закупівлі в рамці, оскільки в різні періоди року ціна відрізняється. Для цього ми проаналізували флуктуації цін на ринку й розробили дорожню карту, проаналізувавши роботу наших підприємств і визначили найбільш стабільні періоди. Ми визначили вартість бареля на біржі, «на стеллі» (тобто на заправках) й офіційний курс долара —  і ми отримали найбільш вигідні періоди.  Це період середина квітня — травень — червень, коли  ціна є мінімальною. Другий період – серпень-вересень і третій —  кінець року, коли в постачальників є залишки й вони їх хочуть продати. Торік ми закупили  пальне на перший-другий  квартали 2021 за середньою ціною в 19 грн за літр при сьогоднішній ціні в 30 грн.

Ефективні закупівлі 2020 року

Ми регулярно ділимося з громадою новинами про наші закупівлі на нашому сайті та на сторінці у Facebook. Ось декілька з них:

• Закупівля нафтопродуктів для Маріупольської філії автодору. Завдяки тому, що ми максимально розширили ТЗ і написали прозорі вимоги було 7 учасників і економія склала 36 %. Зараз будемо проводити вибірку й оцінювати ефективність такої закупівлі. Загалом найбільш значущими закупівлями є закупівлі за рамковими угодами, адже завдяки їм ми зекономили 20 млн грн.
  
• Закупівля бланкової продукції. Департамент соціального захисту населення закуповував бланки за спрощеною процедурою за 55 тисяч гривень. На торги прийшло 12 учасників. Договір уклали на 18 тисячі гривень, відповідно економія становила аж 66,5 %.
  
• Закупівля дизельного палива. Влітку наше Комунальне підприємство провело закупівлю дизельного палива за рамковою угодою. За право постачати 680 тисяч літрів пального змагалося 7 учасників. Ціна переможця за літр — 24 гривні 99 копійок. У бюджет ми закладали 20,68 млн гривень на таку закупівлю. А як результат —  закупили вдвічі дешевше з економією у 52 %.

Такі закупівлі показують ефективність проведення закупівель через систему Прозорро. Щобільше, ми зрозуміли, що навіть коли в нас збільшуються об’єми закупівель, ми все одно маємо гарну економію й залучаємо ще більше нових постачальників.