Як відбуваються закупівлі у сфері цифровізації та хто може оформити заявку на Прозорро через відповідальний закупівельний орган

Статтю підготував керівник Централізованої закупівельної організації у сфері цифровізації Ілля Лактін.

У березні цього року Кабінет Міністрів України ухвалив розпорядження «Про визначення державного підприємства «Українські спеціальні системи» централізованою закупівельною організацією» (ЦЗО). Отже, що змінює в процедурі закупівель цей документ і як подати заявку на закупівлю до ЦЗО?

Розпорядження КМУ передбачає, що центральні органи виконавчої влади мають здійснювати закупівлі у сфері інформаційних технологій через Державне підприємство «Українські спеціальні системи», яке входить до сфери управління Держспецзв'язку. Державним підприємством для здійснення таких закупівель створена філія «Централізована закупівельна організація». 

Закупівлі в галузі цифровізації є безкоштовними для організацій, які мають здійснювати їх в обов'язковому порядку. Це закупівлі по  50 кодах ДК для  74 ЦОВВ та їхніх структурних підрозділів, які не мають статусу юридичних осіб. Також ЦЗО може надавати послуги на платній основі органам, для яких такі закупівлі необов'язкові або за іншими кодами. Вартість послуг становить від 0,5% до 3% в залежності від суми закупівлі.

Як змінюється процедура закупівель у сфері цифровізації з появою ЦЗО

Замовники самі готують документи, заповнюють заявку та технічне завдання для закупівлі, вказують орієнтовну вартість закупівлі на основі  методики, затвердженої наказом Мінекономіки від 18.02.20 р. № 275. Представник ЦЗО перевіряє ТЗ на конкурентність вимог (простими словами – чи не виписані вимоги під конкретного виробника), адекватність ціни та інші параметри. Якщо очікувана вартість не відповідає замовленню, ЦЗО надає обгрунтовані рекомендації замовнику. 

Якщо замовник не може розробити ТЗ до закупівлі самостійно, ЦЗО опрацьовує їх разом з замовником, адже наше завдання – зробити закупівлі простішими для ЦОВВ.

Тобто тепер саме наша структура відповідальна за результат усіх обов'язкових закупівель у сфері цифровізації перед державою, вами й суспільством.

За законом у ЦЗО є 20 робочих днів з моменту подання ЦОВВ річного плану закупівель для того, щоб взяти в роботу заявку замовника. Закон також визначає терміни, в які замовник має внести виправлення на вимоги ЦЗО, дослати документи та ін., а ЦЗО – опрацювати зміни.

Як здійснити обов'язкову закупівлю через ЦЗО:

1. Передайте рядок плану через електронну систему закупівель;

2. Передайте технічне завдання, де зазначені:

• код за ДК 021:2015
• назва предмету закупівлі
• кількість товарів або обсяг послуг
• місце поставки
• дата поставки
• специфікація
• очікувана вартість

3. Укладіть угоду з переможцем торгів;

4. Отримайте товар або послугу;

5. Передайте інформацію про виконання договору.

Зразок заявки:  https://docs.google.com/document/d/13Z6cl8NdAA4ui8vYbiKQJenhSSF63fTf/edit)

Ми зробили окремий сайт для ЦОВВ https://cpo.uss.gov.ua/, де описана процедура закупівель і відповіді на складні питання щодо неї.

Як ЦОВВ може вплинути на процедуру закупівель

Я розумію, що питання часу хвилює усіх. Усі ЦОВВ хочуть, щоб обробка заявок відбувалась скоріше, змін в ТЗ було якнайменше, а в тендерах брали участь постачальники, які пропонують якісні товари та послуги, що відповідають очікуванням ЦОВВ.

Як ви можете на це вплинути? Є декілька простих порад для ефективних закупівель.

Не затягуйте. Чим раніше ви опублікуєте план, тим краще, ми гарантовано зможемо опрацювати його вчасно.

Уважно готуйте документи й вчасно їх надсилайте, це дозволить виключити процедури офіційних виправлень і уникнути скарги в АМКУ. Ваша активна участь на цьому етапі – запорука успіху закупівлі. Так само, якщо ваша закупівля підпадає під категорії, що потребують узгодження з Міністерством цифрової трансформації відповідно до Закону України «Про Національну програму інформатизації», робіть це заздалегідь.

Обгрунтовуйте. Ми маємо бути в курсі, яка кінцева мета закупівлі. Якщо через якісь особливості закупівлі ЦОВВ має закупити певне обладнання, пояснюйте, що саме потрібно у кінцевому випадку. Наприклад, якщо організації потрібна ліцензія на ПЗ, важливо зазначати - це поновлення або закупівля нової ліцензії. У разі непорозуміння оскаржити процедуру можна буде тільки через АМКУ. А це - зайвий час, якого зазвичай у ЦОВВ немає.

Об'єднуйте. Рекомендую об'єднувати в одному замовленні закупівлі. Для нас це економія ресурсів команди, що дозволить скоріше опрацювати заявку. Для вас – це економія коштів (чим більше сума закупівлі, тим більше ймовірність, що тендер відбудеться), єдині стандарти роботи, а отже й ефективність!

Головна порада - будьте на зв'язку з нами. Ми так само як і ви зацікавлені в найкращому результаті.

І наостанок хочу нагадати, що 20 жовтня закінчується подача заявок на поточний рік. Якщо ваше ЦОВВ зобов'язане здійснювати закупівлі через ЦЗО, і ви не подасте заявку до цього терміну, то до кінця року ви не зможете провести закупівлі техніки й ПЗ, які повинні йти через ЦЗО.