Як проаналізувати себе за допомогою Карточки учасника

Що ми робимо?

Аналіз успішності підприємства у сфері публічних закупівлях

Чому це важливо?

Для того, щоб зрозуміти своє місце на ринку закупівель та будувати подальші плани розвитку свого підприємства. Тож ми проаналізуємо наскільки успішно постачальник брав участь у закупівлях, скільки із підписаних договорів припадає на неконкурентні процедури, хто із замовників найбільше дискваліфікує і чому, із ким із конкурентів найчастіше зустрічався і хто зазвичай обходить по ціні.

Як це зробити?

Кожне підприємство прагне оцінити себе в контексті роботи на певному ринку товарів чи послуг з метою прийняття управлінських рішень, які дозволять мінімізувати витрати, підвищити прибутки, оцінити конкурентів та подивитися перспективи розвитку. Карточка учасника - саме той інструмент, який дозволить швидко і точно проаналізувати себе на ринку публічних закупівель.

Припустимо, перед нами поставили завдання підвищити ефективність участі нашого підприємства у публічних закупівлях. Щоб розуміти, що варто покращувати у першу чергу, потрібно проаналізувати на скільки успішне наше підприємство, і які існують проблеми на даний момент. У цьому нам допоможе Карточка учасника Модуля закупівель. 

1. Для початку  через пошук по коду обираємо наше підприємство. Розглянемо це на прикладі ТОВ “БаДМ” (31816235) і дивимося на загальні показники. Перш за все, на загальні об’єми, зокрема, яку частку становлять наші участі у конкурентних/неконкурентних процедурах. Це дасть нам змогу зрозуміти, де в нас більший дохід - за прямими договорами або за аукціонами.

2. Відсоток переможних лотів покаже нам на скільки часто взагалі ми перемагаємо у торгах, і відсоток виконання у завершених договорах покаже чи є проблеми на етапі договорів.

3. Далі можемо оцінити з ким вже налагоджені прямі контакти, і хто постійно укладає прямі договори, тобто замовники, які працюють з нами по неконкурентних процедурах. Скоріш за все вони і надалі можуть замовляти у нас і тому варто підтримувати співпрацю і розширювати її. Для цього додаємо відбір “Неконкурентні” процедури і дивимося на перелік організаторів. Також можемо подивитися і по регіонах України. Якщо ми реалізуємо товари із постійним попитом, тоді можна спрогнозувати, які запити будуть надходити наступного року, оцінивши розподіл динаміки. Оскільки товар постійно користується попитом, то існує велика ймовірність, що запити на товар надійдуть і в наступному році. 

4. Далі аналізуємо себе на скільки успішними ми є в конкурентних процедурах. Для цього вибираємо лише конкурентні і, перш за все, варто почати із основної статистики - це зрозуміти, які основні причини, чому не перемогли.  Оцінюємо загальну статистику цінових пропозицій - які основні причини, чому не перемогли  (% зависока ціна чи % дискваліфікації). Далі для більш детальної інформації можемо переглянути замовників, до яких найбільше приходили по лотах. Із ким із організаторів співпраця результативна, а із ким є багато не успішних і чому саме неуспішних. Для цього оцінюємо чи є із нашими основними “замовниками” типові проблеми (висока частка дискваліфікацій чи зависока наша ціна). Оскільки виправивши/покращивши співпрацю із ними є більша ймовірність взяти більший дохід і менше тратити на неуспішні процедури.  Дивимося на перелік організаторів і оцінюємо співвідношення наших статусів цінових пропозицій. Дивимось по місяцях - чи є зростання участей щоб зрозуміти ріст підприємства? Чи є зростання частки перемог/дискваліфікацій. Якщо якісь місяці дуже сильно відрізняються від інших (по частці) - їх варто аналізувати детальніше. Можливо ми найняли нових співробітників, а вони робили якусь однакову типову помилку, чи/або помилка в документації, яка використовувалася як шаблон.

5. Аналізуємо дискваліфікації. Вибираємо дискваліфіковані цінові пропозиції і перемикаємось на показник по очікуваній вартості (від суми вираховується скільки ми витратили на тендер), тому нам цікавіше оцінювати по цьому параметру. Дивимося, хто нас найбільше дискваліфіковував, вибираємо його і дивимось, які типові причини дискваліфікації, щоб не повторювати їх у майбутньому (адже це витратити грошей і часу). Вирішуємо, як керівник, чи покращити документацію чи взагалі не брати участь у цього замовника (бо він "протягує своїх"). Обираємо замовника з найбільшою кількістю дискваліфікацій і можемо подивитись на скільки це велика тендеція, чи взагалі ми в нього колись перемогли. 

6. Аналізуємо програш по ціні. Вибираємо, де ми програли по ціні (висока ціна) і дивимось конкурентів. Потрібно, щоб розуміти хто зазвичай найчастіше перемагав (на найбільші суми/к-сті).

Стаття опублікована за прохання та з дозволу команди Dozorro.
Посилання на матеріал на порталі Dozorro   тут