Як налагодити роботу уповноваженої особи?

Статтю підготувала фахівчиня відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupki.Prom Ріта Кучер

Згідно з нормами ЗУ «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) вже з 1 січня 2022 року право проводити закупівлі матиме виключно уповноважена особа замовника. Таким чином тендерні комітети з наступного року не зможуть проводити закупівлі. Тому, саме зараз, в перехідний період, варто не зволікати та переходити на новий формат роботи. Як же призначити уповноважену особу та налагодити закупівельний процес?

Допоки тендерні комітети функціонують, вони мають право організовувати процедури закупівлі. Проте спрощені закупівлі, відповідно до редакції Закону від 19 квітня 2020 року, доручено проводити виключно уповноваженим особам. Тому, якщо тендерний комітет працює одночасно із уповноваженою особою, слідкуйте, щоб їхні обов’язки не перетиналися.

Замовникам, які мають тільки тендерні комітети, варто ознайомитися з усіма тонкощами роботи уповноваженої особи, а саме, як її призначити та які у неї є обов’язки.

Як призначити уповноважену особу?

Замовник може визначити або призначити уповноважену особу, відповідальну за організацію та проведення закупівель, одним із способів, зазначених в ч. 1. ст. 11 Закону.

Перший спосіб: віддати функції уповноваженої особи, як додаткової роботи з відповідною доплатою, одному зі штатних працівників. Розмір та порядок доплат у такому разі встановлюється керівником самостійно.

Другий спосіб: ввести до штатного розпису окрему  посаду — з функціями уповноваженої особи. Але на такого співробітника не можна покладати будь-які інші обов’язки, окрім організації та проведення закупівель.

Третій спосіб: укласти трудовий договір (контракт) згідно із законодавством. Варто пам’ятати, що уповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі саме трудового договору із замовником.

Положення про уповноважену особу

Замовник при затвердженні уповноваженої особи обов’язково повинен оформити положення про уповноважену особу, де визначатиметься порядок її роботи. Такий порядок формуються відповідно до особливостей діяльності компанії, обсягів та кількості закупівель. Замовник може скористатися Примірним положенням про уповноважену особу, яке розроблено Наказом Мінекономіки, або самостійно оформити документ. Обов’язки, які виконує уповноважена особа, передбачені ч. 10. ст. 11 Закону. Тож на них також варто звертати увагу при організації роботи уповноваженої особи.

Чи можна мати кілька уповноважених осіб?

Законодавством не встановлено обмежень в кількості уповноважених осіб в одній організації. Це означає, що кожен керівник самостійно вирішує, скільки уповноважених осіб необхідно призначити для налагодження закупівельного процесу. Однак керівнику потрібно підходити до цього питання комплексно, розмежувавши обов’зки та взаємодію уповноважених осіб, які відповідатимуть за організацію та проведення конкретних закупівель. Така інформація також повинна бути в положенні про уповноважену особу.

Детальніше ознайомитися з правилами роботи тендерних комітетів та уповноважених осіб можна з роз’яснення Мінекономіки “Щодо організації закупівельної діяльності замовника” № 3304-04/24218-06 від 10 квітня 2020 року.

Тестування уповноважених осіб

Тема тестування уповноважених осіб зараз дуже актуальна. Відповідно до Закону, уповноважена особа для виконання своїх обов’язків має підтвердити рівень знань у сфері публічних закупівель. Це відбуватиметься у вигляді безкоштовного тестування на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель. Тільки після успішно пройденого тестування, уповноважені особи зможуть працювати в електронній системі закупівель. Наразі затверджується порядок організації тестування уповноважених осіб.