Як діяти на етапі укладення державного контракту за результатами спрощеної закупівлі

Експерти «Проєкту 100» неодноразово пояснювали для військових закупівельників правила спрощеної закупівлі. Укладення державного контракту – завершальна і важлива її частина. Розберемо, як діяти на цьому етапі і що потрібно врахувати перш ніж державний замовник підпише контракт (договір) із переможцем.

Процес укладення державного контракту (договору) складається з п’яти важливих кроків.

1. Визначити граничний період для укладення державного контракту (договору) та дотримати його.

2. Перевірити документи, які після визначення учасника переможцем він має подати до  укладення контракту (договору), якщо це передбачили в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі (далі – Оголошення).

3. Заповнити та перевірити державний контракт (договір).

4. Організувати підписання державного контракту (договору).

5. Оприлюднити контракт (договір) в електронній системі закупівель.

Уповноважена особа повинна виконувати не всі із зазначених дій. Залежно від внутрішнього розподілу повноважень до перевірки документів, погодження умов контракту (договору) та організації його підписання можуть залучати юридичну, фінансову, бухгалтерську служби, ініціатора закупівлі, відповідальний структурний підрозділ та інших працівників.

Утім, уповноважена особа має розуміти загальний порядок укладення контракту (договору), знати, які дії та хто має виконати. Усе це допоможе дотримати встановлених строків, узгодженості договору з результатами спрощеної закупівлі та  своєчасно оприлюднити в електронній системі закупівель всю передбачену інформацію.

Визначення граничного періоду

Державний замовник укладає договір з учасником, якого визнано переможцем спрощеної закупівлі, керуючись а бзацом першим частини 15 статті 14 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі – Закон). Ця норма дозволяє укласти договір на наступний день після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір, але не пізніше ніж через 20 днів.

Тобто у спрощеній закупівлі немає періоду очікування, який застосовується під час відкритих торгів. За відсутності інших перешкод державний замовник може підписати контракт (договір) вже наступного календарного дня після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір.  

Натомість 20-денний строк є граничним. Закон не передбачає можливості його продовжити. Тому державний замовник під час організації договірної роботи повинен заздалегідь передбачити достатній час для внутрішнього погодження договору та його підписання сторонами. Це допоможе не допустити порушення граничного строку укладення договору.

Три практичні поради

1. Одразу після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір зафіксуйте у робочому календарі кінцеву дату підписання контракту (договору).
2. Повідомте цю дату переможцю й усім підрозділам, які погоджують контракт (договір).
3. Не залишайте підписання на останній день: технічні помилки, відсутність підписанта або необхідність виправити реквізити можуть призвести до пропущення строку.

Перевірка документів, які подає переможець

Державний контракт (договір) укладається з учасником, якого визнано переможцем спрощеної закупівлі, за вимогами статті 41 Закону ( абзац другий частини 15 статті 14 Закону).

Частина друга статті 41 Закону вимагає від переможця спрощеної закупівлі надати під час укладення договору:

• відповідну інформацію про право підписання договору;
• копію ліцензії або документа дозвільного характеру (за наявності) на провадження певного виду господарської діяльності, якщо їх отримання передбачено законом та про це зазначено в Оголошенні.

Державний замовник в Оголошенні може передбачити документи та інформацію, які переможець повинен надати перед укладенням договору, а також визначити спосіб та строк їх подання. Такими документами можуть бути, наприклад, уточнена цінова пропозиція з урахуванням результатів аукціону, документи щодо підтвердження повноважень підписанта або копія ліцензії чи іншого документа дозвільного характеру. Якщо Оголошення містить відповідні вимоги, перед укладенням контракту (договору) потрібно перевірити їх виконання переможцем.

В отриманих документах потрібно перевірити:

• чи має особа, яка підписуватиме договір, належні повноваження та чи є вони чинними на дату підписання;
• чи охоплює ліцензія або дозвільний документ саме той вид господарської діяльності, якого стосується договір, та чи є такий документ чинним;
• чи відповідає уточнена цінова пропозиція результатам аукціону.

Встановлювати в Оголошенні окремий перелік документів, які переможець повинен надати під час укладення контракту (договору) – право, а не обов’язок. Частину необхідних документів та інформації, наприклад, документи на підтвердження повноважень підписанта, копію ліцензії чи іншого документа дозвільного характеру, державний замовник може вимагати від учасника ще на етапі подання пропозиції.

Зважайте, що після завершення розгляду пропозиції запроваджувати вимоги, яких не було в Оголошенні, не можна.

Під час публікації Оголошення державний замовник може вимагати надати забезпечення виконання договору про закупівлю відповідно до статті 27 Закону.

Якщо встановили вимоги надати забезпечення виконання договору, то перед укладенням контракту (договору) переконайтеся, що таке забезпечення надано і воно відповідає вимогам Оголошення. Перевірте:

• чи надано забезпечення в установленій формі та розмірі;
• чи правильно зазначено відомості про державного замовника, переможця, предмет закупівлі, номер закупівлі та суму;
• чи охоплює строк дії забезпечення необхідний період;
• чи підтверджено повноваження особи, яка видала або підписала забезпечення, якщо це потрібно за його формою.

Забезпечення виконання договору переможець повинен внести не пізніше дати укладення контракту (договору).

Заповнення та перевірка договору

Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту пропозиції переможця спрощеної закупівлі, у тому числі ціни за одиницю товару ( частина п’ята статті 41 Закону). Виняток становлять випадки визначення грошового еквівалента зобов’язання в іноземній валюті та перерахунку ціни за результатами електронного аукціону в бік зменшення без зменшення обсягів закупівлі.

Отже, умови укладеного контракту (договору) не повинні відрізнятися від:

• змісту пропозиції переможця;
• умов проєкту договору, розміщеного разом з Оголошенням.

Щодо можливості коригування окремих положень проєкту договору під час його укладення досі існують різні підходи. Зокрема, допускається позиція, за якою можливі редакційні уточнення та виправлення очевидних помилок, якщо вони не змінюють змісту зобов’язань сторін. Найбезпечнішим для замовника є підхід, за якого сторони лише заповнюють передбачені проєктом поля, а укладений контракт (договір) повністю відповідає проєкту, оприлюдненому разом з Оголошенням, та пропозиції переможця. Це мінімізує ризик визнання умов договору такими, що не відповідають результатам спрощеної закупівлі.

Тож замовнику та переможцю необхідно заповнити передбачені проєктом договору поля – реквізити переможця, номер і дату договору, ціну, а також іншу інформацію відповідно до пропозиції переможця. А перед підписанням обидві сторони перевіряють фінальну, однакову редакцію договору та всіх додатків, щоб остаточна редакція відповідала оприлюдненому проєкту та пропозиції переможця. На цьому етапі сторони не повинні переглядати або додатково узгоджувати умови контракту (договору), адже замовник їх вже визначив в Оголошенні, а учасник прийняв під час подання пропозиції.

Організація підписання

Державний контракт (договір) до підписання може підлягати погодженню структурними підрозділами та посадовими особами відповідно до внутрішнього порядку державного замовника. Факт такого погодження підтверджують підписами або візами відповідальних осіб на договорі, аркуші погодження чи в системі електронного документообігу.

На етапі погодження не можна змінювати умови контракту (договору), визначені в оприлюдненому проєкті та пропозиції переможця. Якщо на цьому етапі погоджувальні підрозділи виявили змістовні помилки або невідповідності, не варто їх самостійно усувати, виклавши документ в іншій редакції. Це може призвести до відмінності укладеного контракту (договору) від умов проведеної закупівлі.

Від імені замовника та переможця контракт (договір) підписують особи, які мають належні повноваження.

Контракт (договір) може бути укладений у паперовій або електронній формі. У разі паперового оформлення необхідно перевірити наявність:

• підписів уповноважених представників обох сторін на всіх примірниках договору;
• підписів або віз усіх осіб, які відповідно до внутрішнього порядку беруть участь у його погодженні.

Якщо контракт (договір) оформлюється в електронній формі, внутрішнє погодження можливе в системі електронного документообігу. Коли погодження завершене, контракт (договір) разом з усіма його невід’ємними додатками мають підписати уповноважені представники сторін у спосіб, який дає змогу підтвердити авторство підписантів, цілісність документів та належність усіх додатків до контракту (договору).

Особливу увагу варто приділити додаткам, специфікаціям, кошторисам, календарним графікам та іншим документам, які визначені невід’ємними частинами договору. Їх також мають належно погодити та підписати сторони у спосіб, що відповідає формі укладення контракту (договору).

Дату укладення контракту (договору) визначають з огляду на вимоги законодавства та обраний сторонами спосіб його підписання. Вона має відповідати фактичному моменту підписання договору сторонами та не виходити за межі строку, встановленого абзацом першим частини п’ятнадцятої статті 14 Закону.

Оприлюднення в електронній системі закупівель

Державний контракт (договір) та всі додатки до нього потрібно оприлюднити в електронній системі протягом трьох робочих днів з дня укладення ( пункт 10 частини першої статті 10 Закону).

Чотири практичні поради

1. Завантажуйте повний комплект документів, які є складовими договору, а не лише його основний текст.
2. Оприлюднюйте остаточну редакція договору, яка підписана уповноваженими представниками обох сторін.
3. Для контракту (договору), укладеного в електронній формі, завантажуйте підписані електронні файли у форматі, що дає змогу перевірити накладені кваліфіковані електронні підписи. Для контракту (договору), укладеного в паперовій формі, завантажуйте якісну та повну скановану копію з підписами сторін.
4. Не забудьте під час оприлюднення перевірити:

- чи відповідають номер і дата контракту (договору) підписаному примірнику;
- чи правильно внесли ціну, строк дії та іншу інформацію в електронні поля;
- чи завантажили всі додатки та чи відкриваються файли;
- чи не містять файли інформації, яка не підлягає оприлюдненню;
- чи зрозуміло назвали файли та чи не завантажили помилкову або непідписану редакцію.

Як бачимо, державному замовнику недостатньо лише підписати контракт (договір) із переможцем. Необхідно переконатися, що дотримані встановлені строки, переможець виконав вимоги оголошення, а умови договору відповідають результатам проведеної закупівлі.

Оксана Літвінова, менторка «Проєкту 100»