Топ-помилок Замовників, які призводять до оскаржень та як їх уникнути

Топ-помилок при визначенні переможця, які призводять до оскарження в АМКУ

1. Неправомірне відхилення. При відхиленні пропозиції Замовник повинен бути впевненим, що зможе, у разі потреби, відстояти своє рішення в АМКУ.

2. Обрання невірної підстави для відхилення. Потрібно розмежовувати невірну інформацію, яка не відповідає умовам тендерної документації і недостовірну інформацію. Недостовірна інформація може бути приводом для кримінального провадження.

3. Віднесення до формальних тих помилок, які не передбачені тендерною документацією. До формальних відносяться лише ті помилки, які були прописані у тендерній документації.

4. Відсутність перекладу документів, поданих на російській або інших мовах.

5. Надання неповного тексту документа, відсутність додатків до договору. Додатки є невід’ємною частиною договору, тому у разі подання договору, учасник повинен надавати всі додатки.

6. Надання аналогу документа. Якщо тендерна документація не передбачала подання аналогу документа, то повинен бути саме той документ, який вимагався. Тобто, якщо вимагалась «Довідка», то у складі пропозиції має бути надана "Довідка", а не витяг, наприклад.

7. Відсутність інформації в документі, яка за тендерною документацією повинна підтверджуватись саме таким документом. Якщо Замовник вимагав надання інформації у формі «відгуку», Постачальник повинен надати саме документ з назвою  «відгук», а не акти виконаних робіт або інший  документ.

8. Договори. Якщо Замовник вимагав договори, а не договір і така вимога не була оскаржена, то їх повинно бути два або більше

9. Посилання в банківській гарантії на нечинну редакцію тендерної документації. При поданні скарги Постачальники можуть посилатися на номер пункту тендерної документації, який було змінено або видалено після внесення змін до тендерної документації.

10. Розгляд документів, які подані після завершення періоду подання пропозицій. Наприклад, якщо Постачальник підвантажив після аукціону якісь документи,  які мали бути подані в складі тендерної пропозиції.

11. Жоден Постачальник не може виконати умови тендерної документації. Таке може статись, якщо Замовник допустив помилки при складанні документації.

12.  Роз’яснення тендерної документації не є змінами до документації.

Як уникнути помилок при визначенні переможця

1. Потрібно максимально спростити тендерну документацію, щоб не було двозначного  трактування.

2. Технічні працівники не є спеціалістами у галузі закупівель, тому юристи повинні також ознайомитися з документацією на предмет  відповідності вимогам Закону.

3. Передбачайте альтернативні документи на підтвердження інформації. Тобто прописуйте, що на підтвердження відповідності певній Вашій вимозі Постачальник може надати довідку або свідоцтво N тощо.

4. Прописуйте формальні помилки. Приклади формальних помилок, які використовують Замовники: невірна назва документа; незазначення в документах інформації, яка міститься в інших документах; відсутність окремих сторінок документів.

5. У складі тендерної документації бажано надавати перелік документів, які повинен завантажити  учасник у складі тендерної пропозиції. Це краще робити в одному розділі переліком, а не розкидати по різних розділах тендерної документації. Це спростись Постачальникам підготовку, Вам перевірку тендерних пропозицій.

6. Також Замовник може акцентувати увагу на документах, у яких Постачальники часто роблять помилки.

7. По можливості потрібно вказувати діапазон величин в технічних характеристиках. Не конкретна цифра, наприклад 25см, а 24-26см. У такому разі зазначена Постачальником величина 25,2см не буде приводом відхилити його тендерну пропозицію.