Скасування запиту пропозицій: причини і практичні аспекти

Запит пропозицій постачальників - популярний серед державних замовників спосіб здійснення закупівель. Крім обов’язкових категорій, через електронний каталог часто купують електричну енергію, бензин і дизельне паливо, канцелярські товари, комп’ютерну техніку, будівельні матеріали. Також одна з поширених категорій - це закупівлі безпілотних літальних апаратів. Крім того державні замовники часто обирають саме запит пропозицій для закупівель продуктів харчування, крім тих, які обов’язково купувати в Prozorro Market.

За перші 6 місяців 2025 року в системі було оголошено 132 892 запити пропозицій. З них 7100 було відмінено. Ми вирішили проаналізувати 50 найбільших закупівель і з’ясувати, у зв'язку з чим замовники найчастіше приймають рішення про відміну і яким чином підтверджують його правомірність. 

Як ми знаємо, відповідно до п.62 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого Постановою КМУ від 14 вересня 2020 р. № 822 (далі - Порядок) державний замовник може відмінити запит пропозицій. При цьому потрібно дотримуватись певних умов.

Скасування можливе до укладення договору

На всіх етапах закупівлі до того, як договір фактично підписаний і завантажений в систему, замовник може прийняти рішенні про відміну закупівлі.

Серед проаналізованих закупівель абсолютна більшість, а саме 78% запитів було скасовано саме на етапі прийому пропозицій. 18% скасували під час кваліфікації і лише 4% на етапі “Пропозиції розглянуті”. З цього можна зробити висновок, що частіше за все замовники виявляють причини відмінити закупівлю одразу після оголошення. 

Потрібно вибрати одну із причин скасування, передбачених законодавством:

• відсутність подальшої потреби;
• скорочення видатків;
• здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили.

Щодо причин відміни, то в більшості випадків замовники зазначають відсутність подальшої потреби (46%) або неможливість здійснити закупівлю у зв’язку з обставинами непереборної сили (46%). Скорочення видатків при цьому використовують не часто, всього у 8% випадків. 

Окрему увагу хотілося б приділити аргументації, яку наводять замовники в протоколах про скасування  запиту пропозицій.

Уповноважена особа приймає рішення про відміну на підставі фактів. Законодавством не встановлено чіткого переліку документів, які підтверджують ці обставини, а також немає чітко визначеної форми протоколу, яким уповноважена особа оформляє свої рішення. Проте видається логічним описати конкретні обставини, які змушують скасувати закупівлю.

Наприклад, якщо вибрано причину “відсутність подальшої потреби”, в протоколі варто підтвердити, що змінились обставини і вже немає необхідності проводити закупівлю. Серед проаналізованих закупівель є випадки:

• Після оголошення запиту пропозицій заклад отримав благодійну допомогу у вигляді тих товарів, на які було оголошено запит. Це можна підтвердити договором з благодійником. 
• В оголошенні зазначений короткий термін поставки і подано кілька пропозицій учасників. Замовник дискваліфікував кількох учасників по черзі і  строк поставки минув. Тож вже не можна укласти і виконати договір в результаті цієї закупівлі.
• Замовник оголосив відкриті торги з особливостями на закупівлю електроенергії до кінця року і одночасно з цим запит пропозицій на один місяць постачання на випадок, якщо торги затянуться. Оскільки відкриті торги відбулись у найкоротші терміни, відпала потреба закупівлі на місяць. 

Щодо скорочення видатків, тут зазвичай факт підтверджується кошторисами і змінами до них, службовими і доповідними записками від головного бухгалтера, тощо. Адже зміна фінансування добре прослідковується в бухгалтерській документації.

Якщо ж говорити про відміну закупівлі у зв’язку з обставинами непереборної сили, варто зрозуміти, що означає цей термін.

Обставинами непереборної сили (форс-мажорними обставинами) є надзвичайні та невідворотні обставини, що об`єктивно унеможливлюють виконання зобов`язань, передбачених умовами договору (контракту, угоди тощо), обов`язків згідно із законодавчими та іншими нормативними актами (ч.1 ст.617 ЦК, ч.2 ст.218 Господарського кодексу України та ст.14-1 Закону "Про торгово-промислові палати в Україні"). 

Надзвичайними є ті обставини, настання яких не очікується сторонами при звичайному перебігу справ. Невідворотними є обставини, настанню яких неможливо запобігти, а також неможливо запобігти наслідкам таких обставин навіть за умови прояву належного ступеня обачливості та застосуванню розумних заходів із запобігання таким наслідкам. Ключовим є те, що непереборна сила робить неможливим виконання закупівлю в принципі, незалежно від тих зусиль, які доклав чи може докласти замовник.

Перелік обставин непереборної сили наведений у ст.14-1 Закону України “Про торгово-промислові палати” від 02.12.1997 № 671/97-ВР. До них, зокрема належать: загроза війни, збройний конфлікт або серйозна погроза такого конфлікту, включаючи але не обмежуючись ворожими атаками, блокадами, військовим ембарго, дії іноземного ворога, загальна військова мобілізація, військові дії, оголошена та неоголошена війна, дії суспільного ворога, збурення, акти тероризму, диверсії, піратства, безлади, вторгнення, блокада, тощо, а також викликані винятковими погодними умовами і стихійним лихом, а саме: епідемія, сильний шторм, циклон, ураган, торнадо, буревій, повінь, нагромадження снігу, ожеледь, град, заморозки, замерзання моря, проток, портів, перевалів, землетрус, блискавка, пожежа, посуха, просідання і зсув ґрунту, інші стихійні лиха тощо. Цей перелік не є вичерпним. 

Тож в цілому для того, щоб скасувати закупівлю у зв'язку з обставинами непереборної сили замовник має підтвердити їх наявність, а також довести причинно-наслідковий зв’язок між фактом настання форс-мажору і неможливістю провести закупівлю. 

При цьому слід зауважити, що відповідно до чинного законодавства України належним, обґрунтованим та достатнім документом, що підтверджує настання форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили) є сертифікат про форс-мажорні обставини (обставини непереборної сили), який видано Торгово-промисловою палатою України або уповноваженими нею регіональними ТПП.

Що ж відбувається на практиці? Частіше за все замовники обирають причину скасування у зв’язку з обставинами непереборної сили через помилки, допущені в оголошенні закупівлі або в проєкті договору. Виходячи з вищезазначеного, наявність помилок не можна вважати форс-мажором, адже така помилка спричинена діями особи, відповідальної за закупівлі і її можна уникнути, доклавши зусиль.

Що стосується помилок в оголошенні або в проєкті договору - це дуже часто і є реальною причиною скасування запиту пропозицій. На відміну від відкритих торгів з особливостями, де є можливість скасування через неможливість усунути порушення, замовникам доводиться вибирати одну з причин, які зовсім не відповідають дійсності. Тому ми виділили найчастіші помилки, описані в протоколах по проаналізованим закупівлям:

1. Неправильне зазначення очікуваної вартості: не виділені копійки (ОВ - 125 650,35 грн, в оголошенні 12 565 032); оголосили закупівлю без позначки ПДВ, фактично в сумі є ПДВ.
2. В електронних полях і проєкті договору зазначили різну інформацію.
3. Різне зазначення конкретної назви закупівлі в річному плані і в запиті пропозицій.
4. Оголосили запит пропозицій на інші характеристики, ніж вказані в договорі або в заявках від ініціаторів закупівлі.
5. Неправильно розраховані і вказані обсяги і одиниці вимірювання, особливо в закупівлях електричної енергії (в електронному каталозі кіловат-година, в проєкті договору кіловат).

Більшість допущених помилок є механічними, проте суттєво впливають на перебіг закупівлі. Оскільки немає можливості внести зміни в закупівлю після її оголошення, уповноважені особи змушені вибирати доступні способи. 

В будь-якому випадку, якщо є необхідність скасувати закупівлю варто описати всі деталі в протоколі, додати до нього всі підтверджуючі документи. Щодо того, чи публікувати всі документи, законодавство такої вимоги не містить. Уповноважена особа зобов’язана лише оприлюднити рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. Проте це не означає, що підтверджуючих документів не має бути зовсім. Варто їх готувати і зберігати разом з документацією по закупівлі.  

Анастасія Гавриленко,
фахівчиня відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupivli.Pro