Щодо підпису КЕП окремо кожного файла пропозиції. Практика АМКУ

Учасники та замовники Prozorro звикли працювати в напруженому режимі, адже проведення конкурентних торгів це як правило громісткий процес. Зокрема нікого з учасників вже не дивує процедура реєстрації тендерної пропозиції, коли потрібно друкувати документи, витрачати час на їх власноручний підпис, і тільки після цього сканувати та завантажувати в систему. А потім ще треба підписати пропозицію безпосередньо на майданчику. Склад документів тендерних пропозицій інколи може досягати пари сотень, і коли відбувалися відключення електроенергії, цей процес ставав реальною проблемою.  

Ми пропонуємо учасникам дещо зекономити свій час та скористатися функцією підпису окремо кожного файла пропозиції відразу на майданчику. Тобто, учасник може додавати одразу зі свого робочого комп’ютера потрібні файли на майданчик та накладати на кожен з них окремо електронний підпис. 

Вимоги в тендерній документації  

Замовники навіть можуть передбачити такий порядок підпису пропозиції безпосередньо в тендерній документації. Проілюструємо на прикладі, які формулювання можете зустріти: 

«...якщо тендерна пропозиція містить і скановані, і електронні документи, потрібно накласти КЕП/УЕП на тендерну пропозицію в цілому та на кожен електронний документ окремо»;

«...замовник не вимагає від учасників засвідчувати документи (матеріали та інформацію), що подаються у складі тендерної пропозиції, печаткою та підписом уповноваженої особи, якщо такі документи (матеріали та інформація) надані у формі електронного документа через електронну систему закупівель із накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог Закону України «Про електронні довірчі послуги».

То що ж робити в такому випадку? Чи можна використовувати ЕЦП або КЕП, щоб повністю замінити власноручний підпис? Звернімося до законодавчих норм та судової практики.

Що передбачають закони

Згідно з такими Законами України, як «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги», документ на який накладено електронний підпис прирівнюється до підписаного власноручно. 

Також, варто памʼятати про ч. 3 ст. 12 Закону України “Про публічні закупівлі”, яка говорить, що під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій/пропозицій та їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги".

Позиція суду  

Так, в Постанові Східного апеляційного господарського суду від 26 серпня 2020 року в справі № 905/1088/19 зазначено: “Відповідно до п. п. 3, 4 ст. 18 Закону України "Про електронні довірчі послуги" електронний підпис чи печатка не можуть бути визнані недійсними та позбавлені можливості розглядатися як доказ у судових справах виключно на тій підставі, що вони мають електронний вигляд або не відповідають вимогам до кваліфікованого електронного підпису чи печатки. Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.”

Отже, робимо висновок про те, що тендерна документація повинна передбачати можливість накладення КЕП замість власноручного підпису. З цього питанню вже є практика АМКУ.  

Практика АМКУ: позиція органу оскарження про підписання документів учасником  

Розглянемо рішення Колегії з розгляду скарг АМКУ № 22636-р/пк-пз від 05.10.2021. Скаржник звернувся до Органу оскарження щодо неправомірного на його погляд рішення замовника про відхилення своєї пропозиції. В рішенні йшлося про те, що замовник відхилив пропозицію учасника, тому що він не виконав вимоги, що містяться в тендерній документації, а саме - не завірив підписом уповноваженої особи та печаткою документи, надані в тендерній пропозиції, а саме кошторис був не підписаний кошторисником й інженером, та не затверджений керівником.  

Скаржник також зазначив, що кожен документ, підготовлений учасником, в тому числі кошторис, підписаний кваліфікованим електронним підписом, що, в свою чергу, відповідає вимогам, які містяться в тендерній документації.  

Відповідно до пункту 1 розділу III тендерної документації йдеться про те, що замовник не вимагає від учасників засвідчувати документи (матеріали та інформацію), що подаються у складі тендерної пропозиції, печаткою та підписом уповноваженої особи, якщо такі документи (матеріали та інформація) надані у формі електронного документа через електронну систему закупівель із засвідченням кожного документу (листа/довідки тощо) кваліфікованим електронним підписом. 

Документація замовника також не містить окремих вимог до порядку оформлення кошторису, зокрема, до підписання кошторисником та інженером, й затвердження керівником. 

Отже,  учасник вважає, що ним було в повній мірі дотримано вимоги законодавства та документації щодо подачі документів. 

Колегія винесла рішення на користь скаржника, визнавши рішення замовника неправомірним відхиленням з наведених ним підстав. 

Ми розуміємо, що постачальник повинен завжди уважно вивчати кожну тендерну документацію та подавати по суті та формі саме таку пропозицію, яка відповідатиме всім вимогам замовника. Це запорука вдалої участі в тендері. І якщо все ж існує вимога замовника щодо фізичного підпису та печатки на документи пропозиції, тоді звісно учасник вправі самостійно вирішувати питання оформлення документів пропозиції. 

Однак ми сподіваємося, що в окремих торгах ви зможете застосувати наші поради і це дещо оптимізує вашу роботу на електронному майданчику E-Tender та зекономить вам час в роботі із публічними закупівлями. Детальна інструкція про те, як користуватися функціоналом майданчика E-Tender доступна за посиланням.