Публічні закупівлі без паніки: що важливо знати новопризначеній уповноваженій особі

Кожна людина, яка потрапляє в нову для себе сферу діяльності, відчуває невпевненість у своїх діях і потребує кваліфікованої професійної підтримки. Якщо ви нова уповноважена особа, хочемо поділитися з вами порадами від фахівців майданчика Zakupivli.Pro, що допоможуть розібратися в основних аспектах законодавства та структурувати закупівельну роботу замовника.

1. Реєстрація на майданчику

Уповноважена особа (УО) повинна вибрати для себе електронний майданчик, на якому будуть проводитися закупівлі. 

Звертаємо вашу увагу, що якщо замовник раніше проводив закупівлі через систему Prozorro, то кабінет вже створений, і вам потрібно лише отримати дані для входу від колег (за можливості) або відновити доступ до кабінету з закупівлями у разі відсутності даних для входу (у цьому питанні вам допоможуть фахівці майданчика). ПІсля відновлення доступу до раніше створеного кабінету перевірте дані про організацію та за потреби актуалізуйте їх відповідно до інформації, що міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР).

Якщо ж робота із закупівлями тільки починається, важливо правильно зареєструватися та внести дані про організацію відповідно до ЄДР, обрати категорію, що відповідає вашій організації (відповідно до ст. 2 Закону України “Про публічні закупівлі”) та застосувати електронний підпис співробітника організації для активації кабінету.

2. Кваліфікований електронний підпис (КЕП)

Для роботи замовників в електронній системі закупівель необхідно оформити КЕП, який використовується для активації кабінету, підписання документів та забезпечує юридичну силу ваших дій у системі. Для цього потрібно звернутися у будь-який Акредитований центр сертифікації ключів та надати відповідний пакет документів. 

Звертаємо вашу увагу, що електронний підпис повинен бути виданий на уповноважену особу як на співробітника організації замовника, тобто містити дані про УО (ПІБ, реєстраційний номер облікової картки платника податків тощо) та про організацію (назва, ЄДРПОУ тощо).

Якщо УО працювала раніше в іншій організації і мала там свій КЕП, то його не можна використовувати для оголошення закупівель в новій організації. Аналогічна ситуація з ключем керівника, який теж не повинен використовуватися УО для проведення закупівель.

3. Нормативна база

Робота уповноваженої особи ґрунтується на чітко визначених нормах законодавства. Основні документи, з якими потрібно ознайомитися першочергово - це:

- Закон України "Про публічні закупівлі";

- Закон України “Про оборонні закупівлі” (для замовників у сфері оборони);

- Постанова КМУ № 1178, яка регулює Особливості проведення закупівель під час дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування;

- Постанова КМУ № 1275, Особливості здійснення закупівель оборонними замовниками;

- Постанова КМУ № 822, яка регулює роботу електронного каталогу Prozorro Market;

- Наказ мінекономіки № 708 “Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі”;

- Наказ мінекономіки № 1082 “Про затвердження Порядку розміщення інформації  про публічні закупівлі”.

Звичайно є інші нормативно-правові акти, які регулюють закупівельний процес, але для початку необхідно розібратися з базовими речами, що допоможуть відкрити для себе сферу публічних закупівель.

4. Тестування УО

Законодавством передбачено, що надпорогові закупівлі повинна проводити УО, яка пройшла відповідне тестування. Якщо закупівлі будуть допороговими, то технічно можна їх опублікувати без проходження тестування. Але радимо пройти тестування на майбутнє, щоб у разі потреби одразу оголошувати надпорогові закупівлі, а не чекати проходження тестування.

Для проходження тестування УО повинна мати електронний ключ. Звертаємо вашу увагу, що тестування можна пройти навіть з ключем фізичної особи (без прив’язки до організації), бо в систему вноситься ПІБ та реєстраційний номер облікової картки платника податків особи. І звісно використати для проходження тестування УО електронний ключ керівника чи іншого співробітника теж неможливо.

Як проходить тестування можна почитати на Інфобоксі Prozorro. А перелік питань для тестування УО можна подивитися за посиланням.

Для УО, що вже склали тестування раніше, не вимагається його повторне складання.

5. Документи, які регулюють роботу УО в організації замовника

Крім загальних законодавчих норм, кожна організація має свої внутрішні регламенти та положення, які визначають: хто і як проводить закупівлі; які обов’язки має уповноважена особа; як формується та затверджується річний план закупівель; які процедури погодження необхідно пройти перед початком закупівлі між різними відділами замовника тощо.

В організації повинен бути наказ про призначення УО та відповідне положення. Крім того необхідно розробити посадову інструкцію для фахівця, що буде займатися публічними закупівлями та чітко визначити сферу його діяльності. За потреби можна створити в організації робочу групу, яка б могла надавати допомогу УО при плануванні закупівель, визначенні технічних характеристик предмету закупівлі, погоджувати чи розробляти проєкти договорів тощо. 

У разі відпустки чи лікарняного УО необхідно визначити хто буде її заміняти і теж оформити це документально.

УО повинна оформлювати всі свої рішення, що передбачені законодавством за допомогою протоколів і публікувати відповідну інформацію в системі у визначені строки. Наприклад, для публікації річного плану закупівель у системі УО має 5 робочих днів з дня його затвердження протоколом.

6. Проведення закупівель: інструкції та довідники

Коли з документами розібралися, варто переходити до практичної частини роботи УО, оголошення закупівель. І тут в нагоді стануть інструкції та довідники, розроблені майданчиком. Вони допоможуть покроково розглянути процес оголошення закупівель.

7. Тестовий режим та симулятор

Уповноважені особи, що раніше не працювали з закупівлями взагалі, можуть потренуватися їх проводити за допомогою тестового режиму на майданчику. Для цього в налаштуваннях необхідно увімкнути відповідний прапорець. Це чудова можливість для новачків пройти всі етапи закупівлі та отримати необхідний досвід без ризиків.

А ось потренуватися проводити запит пропозицій можна на нашому симуляторі.

Замість висновку

Робота уповноваженої особи – це відповідальна і водночас важлива місія, яка вимагає уважності, знань та постійного самовдосконалення. Використовуйте доступні ресурси, навчайтесь та не бійтеся звертатися за допомогою до експертів. Чим краще ви володітимете нормативною базою та інструментами, тим ефективніше зможете забезпечити прозорість і якість закупівель у своїй організації.

Діана Лагодна,

фахівчиня відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupivli.Pro