Правила уповноважених осіб: Олександр Махно, уповноважена особа ДП «Прозорро»

Олександр Махно – досвідчений закупівельник та волонтер, який нещодавно став уповноваженою особою в ДП «Прозорро». За його спиною – запуск пілоту системи Prozorro з командою реформаторів, переформатування закупівель у “Енергоатомі” та сотні поїздок на Схід. У першому матеріалі з нашої нової рубрики «Правила УО» Олександр розповідає про свій шлях закупівельника, чим займатиметься у Прозорро та ділиться порадами для майбутніх УО.

Шлях у публічних закупівлях

У 2014 році я почав активно займатися волонтерською діяльністю — і тоді закупляв усе — від шкарпеток до тепловізорів. Мій колега з «Енергоатому», з яким ми познайомилися на Майдані, у кінці 2014 року запропонував мені очолити сервісний підрозділ й займатися закупівлями. Тоді ж Енергоатом підписав меморандум із ГО «Прозорі закупівлі» і став одним із перших держпідприємств, що провів закупівлю в Прозорро.

Самою ідеєю системи публічних закупівель я загорівся після знайомства з Олександром Стародубцевим. 5 грудня 2014 року я прийшов в Енергоатом, а вже 15-го в нас була робоча зустріч щодо закупівель. Закупівлі через систему Прозорро були моїм пріоритетом, адже я бачив за нею майбутнє. 

Щобільше, принцип «всі бачать усе» мені дуже імпонує. Адже чим більше підсвічених процесів, тим менше ризиків махінацій. Будь-яка чорна справа чи корупція боїться світла – а Прозорро як раз дає можливість це підсвітити. 

Починати працювати в системі було нелегко – були технічні неточності й складності, система лише розроблялася та тестувалася. І на перших торгах нам дуже допомагали асоціації та самі постачальники. Були такі ентузіасти, що навіть продавали товар собі в збиток, обґрунтовуючи це тим, що їх мета — аби система запрацювала. Тому на таких ентузіастах система й була побудована.

Вже у 2015 році їздив всією країною разом із командою та розповідав, як працювати в системі. Ми заохочували держпідприємства та бізнес заходити на Прозорро. Основним нашим аргументом було те, що система скоро стане обов’язковою — тому вчіться вже зараз, аби бути готовими проводити закупівлі за новими правилами.

У своєму підрозділі я став персоною нон грата — адже тільки-но прийшовши до компанії, я залишив співробітників без «додаткових новорічних подарунків», заблокувавши закупівлі із перевитратами в декілька мільйонів.

Я не зміг повністю змінити погляди команди на закупівлі. Переконати всіх, що потрібно змінювати усталену та вже звичну систему — дуже важкий виклик. Але в мене була хороша підтримка від колеги, який очолював антикорупційний розділ, а також від керівництва та юристів підприємства. Тому навіть без підтримки в середині підрозділу у мене була можливість впроваджувати реформи та найкращі практики закупівель.

Оскільки я маю звичку не просто читати документи, а і розбирати їх, то все, що вибивалося за межі здорового глузду або було корупційним – я блокував. Або ж підключав антикорупційний підрозділ, який на той час був потужним і ефективним — і разом ми впроваджували антикорупційні практики у держпідприємстві.

Як тільки запрацював пілот системи Prozorro, ми перенесли туди усі допорогові закупівлі. А вже у 2016 році, коли Закон «Про публічні закупівлі» зобов’язав усіх проводити закупівлі через електронну систему, усі підрозділи перейшли на Прозорро.

Про роботу в Прозорро

Мені подобається команда Прозорро — її цінності та те, чим вона займається. До того ж тут є багато знайомих, з якими ми починали цей шлях у 2014–2015 роках і цінності яких мені близькі у роботі. Тому нещодавно я приєднався до команди у ролі Уповноваженої особи.

В Прозорро я працюю проєктно. Впевнений, що зможу тут реалізувати свій потенціал. Так, я буду систематизувати процес домовленостей. Те, з чим я вже стикнувся — це договірна робота — і вона дещо довга й тяжка – з погодженнями й договорами. Але закупівлі Прозорро більш-менш одноманітні, і їх можна типологізувати по договорах. Тому це значно спрощує процес підготовки договорів.

Буду також змінювати підхід до закупівлі електроенергії – робитиму дослідження та шукатиму часовий проміжок (сезон), коли електроенергія найдешевша, аби закупити її вигідно та з максимальною економією.

Закупівельник як покликання

Я отримую величезне задоволення від того, коли вдається закупити необхідне по оптимальній ціні. При цьому я розумію, що не завжди найдешевша ціна — найкраща. Закупівля — це, перш за все, про побудову ринкових стосунків із постачальниками. Це коли в закупівлі ти досягаєш ситуації win-wіn, де всі задоволені — і постачальник, і замовник. Комунікація з людьми — це кожен раз новий проєкт. І якщо ти до кожної закупівлі підходиш як до нового проєкту — то у цьому й полягає цікавість. А ще ти постійно в русі — моніториш ринок, спілкуєшся з людьми з різних сфер. І це драйвить!

У публічних закупівлях мені подобаються консультації з ринком. І ми в Енергоатомі одні з перших їх провели. Тоді ми купували пальне для наших автомобілів на десятки мільйонів гривень. Тож ми провели зустріч, на яку прийшло 8 учасників. А після цього в нас відбулися торги з 5 учасниками. На тоді це був абсолютний рекорд на підприємстві. Як результат – ми отримали близько 20 % економії.

Професіоналізація сфери публічних закупівель

Наразі у топ-менеджерів компанії бракує розуміння того, що закупівлі – це не супутній процес. У багатьох складається враження, що закупівельник – це людина, яка витрачає кошти компанії. Випускаючи з уваги те, що грамотний закупівельник може суттєво знизити собівартість продукту, зменшити ризики простоїв. Адже якщо він правильно вибудує логістику й закупівельний процес в цілому, то ризики простоїв зменшаться. І те, що має змінитися зараз — це розуміння керівників компаній до ролі закупівельника в діяльності компанії. 

Онлайн-тестування на уповноважених осіб я склав на 45 балів з 50. Скажу чесно: коли складав тест, Закон був біля мене, адже знати його достеменно немає потреби. Я знаю необхідні положення та моменти, і якщо маю сумніви щодо чогось — я переглядаю Закон. Завдання цього тесту – це не про швидкість відповідей і їхню правильну кількість, а про вміння уважно читати та розуміти Закон. 

Щоб я порадив тим, хто невдовзі стане уповноваженою особою?

Не соромтеся спілкуватися з бізнесом, адже це ваші найперші помічники при закупівлях. Ніхто краще за них не знає специфіки товарів, робіт чи послуг, які потрібно закупити. Але й до порад чи зауважень ставтеся з долею скепсису (у бізнесу теж є свої цілі, які не завжди збігаються з завданнями вашого підприємства).

Не бійтеся звертатися за порадами та допомогою до своїх товаришів по професії. Є безліч професійних тусовок та й у системі завжди є контакти закупівельників з інших підприємств чи держорганів. Я, наприклад, не соромлюся і телефоную закупівельнику, якщо знайшов цікавий аналог в системі – і мені рідко відмовляють в допомозі чи консультації.

Волонтерська діяльність

І в державних, і у волонтерських закупівлях ти оперуєш людськими грошами. Тому потрібно дотримуватися тих же принципів, що й у публічних закупівлях — шукати найкращий варіант з оптимальним співвідношенням ціни та якості.

Волонтери — дуже заряджені люди й намагаються якнайкраще забезпечити наших солдатів. У той час як у публічних закупівлях побутує розуміння, що це не твої гроші й ти маєш відповідати лише за результат — наскільки вигідно закупиш товар чи послугу.

Але все ж залежить від людини. Якщо вона заряджена на результат, то немає значення, в якій діяльності вона буде впроваджувати зміни. Якщо людина робить абияк, то так буде і всюди — що в публічних закупівлях, що у волонтерській діяльності.

Свою волонтерську діяльність я розпочав з Майдану. Тоді я займався постачанням дров. Так, за весь час Майдану разом з командою ми завезли 185 тонн дров. Це приблизно 6 лісовозів. 

У 2014 також була перша поїздка на Схід. За цей час я вже побував у зоні бойових дій понад 100 разів. Восени тисячами комплектами возили флісовий теплий одяг. Ми приїжджали на блок-пости та запитували, скільки одягу потрібно. Наразі більше перейшли до роботи з конкретними підрозділами. Довгий час нас підтримував Енергоатом у цій діяльності — надавав свій транспорт. Тому в нас завжди була готова машина до виїзду. 

За сім років таких поїздок я знайшов справжніх друзів на фронті. І для них важлива наша підтримка та зв’язок зі світом, де є мир і спокій. Вони відчувають підтримку не лише рідних, а й небайдужих українців. Іноді я чую закиди, що все необхідне можна передати поштою. І це правда. Але ж емоції та підтримку поштою не передаси.