Моніторинг закупівель: ризик-індикатори та найчастіші порушення, виявлені ДАСУ

Ріта Кучер, фахівчиня  відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupki.Prom

Аналіз дотримання державними замовниками норм законодавства у сфері публічних закупівель (далі — моніторинг) відбувається під час проведення закупівель, укладення договору та протягом його дії. За здійснення моніторингу відповідає — Державна Аудиторська Служба України (далі — ДАСУ) та її міжрегіональні територіальні органи. 

Ми дослідили практику ДАСУ і готові поділитися переліком найчастіших помилок замовників при роботі з публічними закупівлями в системі Prozorro.

Система ризик-індикаторів 

Алгоритм моніторингу регламентує ЗУ “Про публічні закупівлі” (Далі — Закон) та Порядок проведення перевірок закупівель ДАСУ, затверджений Постановою № 631 від 1 серпня 2013 р.

Зі статистичних даних, найбільшу частку моніторингів ініціюють органи державного фінансового контролю — 22,16 тис. (72,46%), на другому місці показники індикаторів ризику — 4,53 тис. (14,81%), на третьому — громадські об’єднання 2,88 тис. (9,43%).

Оскільки порушень в закупівлях доволі багато, органам фінансового контролю полегшує роботу система автоматичних ризик-індикаторів. 

Автоматичні індикатори ризику — це критерії із заданими наперед параметрами, використання яких дозволяє автоматично здійснювати вибір закупівель, що містять ознаки порушень.

В системі налічується 50 індикаторів ризику, що затвердженні Наказом № 647 від 28.10.2020 р. Звертаємо увагу, кожному індикатору присвоєна умовна вага в діапазоні від 0,1 до 0,5, яка визначається з урахуванням наявності ознак порушень закупівельного законодавства, що можуть бути виявлені в результаті аналізу спрацьованих індикаторів.

Для розрахунку індикаторів система використовує дані, що розміщені у таких джерелах:

• електронна система закупівель;

• єдині державні реєстри;

• бази даних, відкриті для доступу центральному органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державного фінансового контролю, тощо.

Якщо в закупівлі спрацьовує декілька індикаторів, система підраховує загальну умовну вагу та визначає ранг ризику для кожної окремої процедури: 

1 ранг ризику — високий рівень ризику;

2 ранг ризику — помірний рівень ризику;

3 ранг ризику — низький рівень ризику.

Щоденно ризик-система виконує розрахунок індикаторів за процедурами закупівель та формує чергу від найбільшої середньозваженої умовної ваги (1 ранг ризику) до найменшої (3 ранг ризику). Черга відображається в особистому кабінеті контролюючого органу і згідно неї приймається рішення, чи розпочинати моніторинг в процедурі закупівлі.

По яких ризик-індикаторах Держаудитслужба найчастіше виявляє порушення

Ризик-індикатори, відповідно до яких ДАСУ найчастіше виявляє порушення:

• RISK-2-11 — Безпідставна відміна тендеру;

• RISK-2-15 — Закупівля робіт у одного учасника;

• RISK-2-16 — Відмова переможця від підписання договору;

• RISK-1-16 — Несвоєчасне укладення замовником договору про закупівлю за результатами проведення конкурентної процедури закупівлі;

• RISK-1-7 — Перевищення строку розгляду тендерної пропозиції, яку за результатами оцінки визначено найбільш економічно вигідною;

• RISK-1-1 — Використання переговорної процедури закупівлі за відсутності законодавчих підстав (двічі відмінені процедури відкритих торгів);

• RISK-2-9 — Відхилення найбільш економічно вигідної тендерної пропозиції учасника;

• RISK-1-18 — Несвоєчасне укладення замовником договору про закупівлю за результатами проведення переговорної процедури закупівлі (нагальна потреба і закупівля визначених товарів і послуг);

• RISK-1-17 — Несвоєчасне укладення замовником договору про закупівлю за результатами проведення переговорної процедури закупівлі (нагальна потреба і закупівля визначених товарів і послуг);

• RISK-2-19-1 — Відхилення двох тендерних пропозицій.

Найчастіші помилки замовників при роботі із закупівлями

Підрозділами ДАСУ за попередній рік проведено близько 10,5 тис. моніторингів закупівель. Станом на 31 січня 2022 року в системі нараховується понад 30,54 тис. розпочатих моніторингів, серед яких відсоток виявлених правопорушень складає 84,35%. А замовників, у яких мониторилася б хоча б одна закупівля понад 9 тис.

Найчастіше ДАСУ виявляє закупівлі, де  

• Порушено порядок визначення предмета закупівлі

Тобто порушення норм Наказу Мінекономіки № 708, а саме неправильно визначено державні класифікатори, в тому числі ДК 21:2015. Як правильно визначається предмет закупівлі згідно чинного законодавства переглядайте у вебінарі про планування закупівель. 

Також важливо ще коректно оприлюднювати інформацію про закупівлю в системі, як це передбачено Наказом Мінекономіки № 1082 від 11.06.2020р. Замовники не повністю відображають інформацію про предмет закупівлі, тобто при публікації не вказують назву товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі та не деталізують код визначений згідно з Єдиним закупівельним словником.

• Тендерна документація складена не у відповідності до вимог Закону

Контролюючі органи, вивчаючи питання відповідності умов тендерної документації вимогам Закону, встановлюють порушення ч. 2 ст. 22 Закону, а саме відомості, які повинна містити тендерна документація. Водночас зустрічаються порушення вимог ст. 17 Закону. Тобто замовники неправильно в документації визначають підстави для відмови постачальнику в участі у закупівлі.

• Неправильні строки оприлюднення інформації про закупівлі

Законом визначені терміни, в які замовник повинен прийняти рішення чи виконати дії в електронній системі. Порушення таких строків призводить до перевірки закупівель контролюючими органами.

Часто встановлюються порушення вимог ст. 10 Закону. Наприклад, порушено терміни публікації оголошення про закупівлю, внесення змін до закупівлі, кваліфікації учасників, укладання договору чи звітування про його виконання.

• Закупівля не була відмінена

Замовник має відміняти закупівлю згідно підстав передбачених ст. 32 Закону. Не виконання таких норм призводить до виявлених правопорушень. Водночас, актуально згадати порушення вимог п. 5 ч. 8 ст. 40 Закону, коли замовник при використанні переговорної процедури закупівлі, не підписавши договір у визначений термін, продовжує роботу із закупівлею, хоча правильно таку закупівлю відмінити.

• Тендерну пропозицію не відхилили 

Органи ДАСУ при розгляді тендерної пропозиції учасника/переможця торгів встановлюють порушення ст. 31 Закону. В даній статті передбачені випадки, коли пропозицію потрібно відхилити, але замовник цього не робить.

• Внесення змін до істотних умов договору, не передбачених Законом 

За результатами проведеного моніторингу органи фінансового контролю встановлюють порушення вимог ч. 5 ст. 41 Закону. Даною статтею передбачені підстави для внесення змін до істотних умов договору. Замовники допускаються помилок при роботі із договором використовуючи неправомірні підстави для внесення змін.

Отож ми розглянули, яких помилок найчастіше припускаються державні замовники при роботі із публічними закупівлями. Сподіваємося, що ця інформація допоможе проаналізувати досвід колег та навчитися на чужих помилках, адже помилки зустрічаються як у новачків, так і у досвідчених закупівельників