Електронна тендерна документація: як діяти учаснику

Матеріал підготувала менеджерка із супроводу та розвитку клієнтів майданчика Zakupki.Prom Анна Решетова 

З грудня 2020 року в системі Prozorro запрацювала електронна тендерна документація (ЕТД). Тому найближчим часом необхідність подавати скановані копії документів для постачальників буде зведена до мінімуму. Завдяки ЕТД замовники не вимагатимуть окремі довідки на кожен з критеріїв ст. 16 та 17 ЗУ «Про публічні закупівлі». Учасники при подачі пропозиції будуть просто вказувати інформацію в електронних полях. Окрім того, запровадження стандартизованих форм дає змогу постачальнику більш системно аналізувати закупівлі та легше знаходити потрібну інформацію. Наразі в системі вже в електронному форматі можна: 

• дізнатися про необхідне тендерне забезпечення, його вид та суму;
• дізнатися про необхідне тендерне забезпечення виконання договору;
• фільтрувати закупівлі за умовами розрахунку: передоплата, оплата по факту, строки, тощо;
• підписати КЕПом (кваліфікованим електронним підписом) кожен файл своєї тендерної пропозиції окремо.

Як це працює? При оголошенні закупівлі замовник має можливість обрати той чи інший критерій по ст. 17. Тобто яке саме підтвердження відповідності він хоче отримати від учасника. Обираючи певний критерій, замовник може обрати різні варіанти його підтвердження: заповнення електронних форм, заява або документ. Тож при підготовці пропозиції постачальник побачить, який спосіб підтвердження від нього вимагається. 

Спосіб підтвердження: заповнення електронної форми. Такий спосіб передбачає, що учасник при створенні тендерної пропозиції в електронних формах відмічає ті пункти із запропонованих варіантів, які відображають правдиву та актуальну інформацію щодо його компанії.  В деяких критеріях такі позначки вже виставлені за замовчуванням. Наприклад, «мова, якою повинні готуватися тендерні пропозиції». 

Спосіб підтвердження: заява. При створенні пропозиції у учасника в розділі даного критерію відображається однойменне поле, де необхідно текстом прописати відповідність цій вимозі. Зазвичай, на майданчиках в полі критерію вказується сам текст критерію із ЗУ «Про публічні закупівлі». Цей текст можна скопіювати, вставити в пусте поле «заява» та відредагувати його з урахуванням інформації про компанію-учасника. Постачальнику не потрібно ані підписувати КЕПом, ані завантажувати будь-які документи при такому способі підтвердження.

Спосіб підтвердження: документ. В такому разі учасник має подавати саме довідку, але при цьому слід звернути увагу на її форму. Якщо замовник вказав, що довідка потрібна у довільній формі, тоді постачальник може скласти її на власний розсуд. Зазвичай, подібна довідка подається на фірмовому бланку компанії та містить вихідний номер та дату. Якщо у вимозі вказано «довідка згідно з додатком 2,3,4 (тощо) тендерної документації», то форма такої довідки чітко визначена і відступати від неї не можна. Інакше це призведе до дискваліфікації пропозиції учасника. Проте, буває, що в способі підтвердження в полі критерію зазначено лише «документ». Тоді слід уважно вивчити тендерну документацію замовника, щоб з'ясувати у якій саме формі має бути цей документ. Якщо замовник наводить форми складання довідок, то потрібно використати їх, а якщо ні, то учасник може викласти інформацію на власний розсуд. Однак робити це необхідно обов'язково з дотриманням вимог загального законодавства щодо створення довідок. Тобто вказати вихідний номер, дату, накласти підпис уповноваженої особи та поставити печатку. Учасник може завантажити довідку у форматі Word (просто текстову версію) та підписати її КЕПом уповноваженої особи одразу на майданчику при створенні пропозиції.

Зверніть увагу, що в полі «критерію забезпечення тендерної пропозиції» на даний момент є можливість завантажити лише один файл. В той же час, файлів банківської гарантії частіше за все декілька: сама гарантія, ліцензії банку, повноваження підписанта тощо. Що ж робити? В полі критерію потрібно завантажити сам файл гарантії, а всі інші файли додати до загального переліку документів. 

В критерії «забезпечення виконання договору» від учасника вимагається підтвердити згоду надати таке забезпечення. І, зазвичай, така відмітка в системі виставлена за замовчуванням. Саме тендерне забезпечення виконання договору переможець оформлює і надає замовнику вже на етапі підписання договору. 

Електронна тендерна документація запроваджена в системі відносно нещодавно та періодично оновлюється новими критеріями. З одного боку, вимоги в електронних формах допомагають учаснику не витрачати час на підготовку документів, адже частину довідок вже готувати не потрібно. А з іншого — сам процес створення та подання тендерної пропозиції тепер довший. Тому краще подавати пропозицію заздалегідь, щоб мати можливість все перевірити та за необхідності звернутися до фахівців майданчика.