Чотири дні на документи переможця: що потрібно знати замовнику аби не отримати штраф?

Одним із важливих етапів  успішного проведення процедури закупівлі та укладення договору є надання учасником, якого обрано переможцем закупівлі та щодо якого оприлюднено повідомлення про намір укласти договір так званих «документів переможця» в електронній системі закупівель. Проте, як свідчить практика в електронній системі закупівель органів фінансового контролю, уповноважені особи не завжди перевіряють, чи подані документи переможця, чи не порушені строки їх оприлюднення та чи відповідають вони вимогам, встановленим у їхній тендерній документації. 

Чому так відбувається та які наслідки це тягне за собою, зокрема для уповноваженої особи?

Пунктом 47 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, що затверджені Постановою КМУ від 12 жовтня 2022 року  №1178  ( далі — Особливості, Постанова 1178), встановлено імперативну норму, що переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотирьох днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 цього пункту. 

Замовник не вимагає документального підтвердження публічної інформації, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та/або міститься у відкритих публічних електронних реєстрах, доступ до яких є вільним, або публічної інформації, що є доступною в електронній системі закупівель, крім випадків, коли доступ до такої інформації є обмеженим на момент оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів.

Також пунктом 47 Постанови 1178 визначено випадки, коли замовник приймає рішення про відмову учаснику процедури закупівлі в участі у відкритих торгах та зобов’язаний відхилити тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі, зокрема у випадках, коли:
3) керівника учасника процедури закупівлі, фізичну особу, яка є учасником процедури закупівлі, було притягнуто згідно із законом до відповідальності за вчинення корупційного правопорушення або правопорушення, пов’язаного з корупцією;
5) фізична особа, яка є учасником процедури закупівлі, була засуджена за кримінальне правопорушення, вчинене з корисливих мотивів (зокрема, пов’язане з хабарництвом та відмиванням коштів), судимість з якої не знято або не погашено в установленому законом порядку;
6) керівник учасника процедури закупівлі був засуджений за кримінальне правопорушення, вчинене з корисливих мотивів (зокрема, пов’язане з хабарництвом, шахрайством та відмиванням коштів), судимість з якого не знято або не погашено в установленому законом порядку;
12) керівника учасника процедури закупівлі, фізичну особу, яка є учасником процедури закупівлі, було притягнуто згідно із законом до відповідальності за вчинення правопорушення, пов’язаного з використанням дитячої праці чи будь-якими формами торгівлі людьми.

Звертаю увагу замовників, що Єдиний державний реєстр осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення (так званий «Реєстр корупціонерів») — це портал, де міститься інформація про всіх фізичних та юридичних осіб, які вчинили корупційні правопорушення. Станом на сьогодні він відкритий, тому вимагати від переможця документів для  підтвердження відсутності корупційних правопорушень не потрібно,  замовник має можливість самостійно перевірити інформацію, зазначивши в реєстрі дані переможця його закупівлі та роздрукувати її. 

Серед частих порушень, які встановлюють органи Державної аудиторської служби в електронній системі закупівель, є ненадання учасником закупівлі документів переможця та укладення з ним договору про закупівлю, що категорично не можна робити. 

Однією з підстав відхилення учасника процедури закупівлі, якого обрано переможцем закупівлі, що передбачені пунктом 44 Особливостей, є зокрема:

- переможець закупівлі не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47  Особливостей. Тобто у разі ненадання документів переможця у визначений строк (4 календарні дні) його пропозиція повинна бути відхилена уповноваженою особою. У разі укладення договору про закупівлю з таким учасником, який став переможцем процедури закупівлі, договору про закупівлю, коли умови договору не відповідають вимогам тендерної документації та/або тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі, уповноважена особа ризикує отримати штраф у розмірі від тисячі п’ятсот до трьох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 25 500 гривень до 51 000 гривень.

Розглянемо декілька закупівель, де замовником було укладено договір про закупівлю з учасником, який не надав в електронній системі закупівель документів переможця, та які це наслідки мало для замовника.

В закупівлі UA-2025-02-13-012180-a органи фінансового контролю встановили, що учасник, якого Замовником визначено переможцем тендеру (протокольне рішення уповноваженої особи Замовника від 27.02.2025 №2) з оприлюдненням 27.02.2025 повідомлення про намір укласти з ним договір про закупівлю, надав Замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 6 та 12 пункту 47 Особливостей №1178, лише на одинадцятий день (10.03.2025) після оприлюднення Замовником повідомлення про намір укласти договір, тобто з порушенням строку, визначеного у пункті 47 Особливостей №1178.

У наданому під час моніторингу поясненні уповноваженою особою зазначено, що наступного дня після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір  представник переможця закупівлі повідомив, що з технічних причин неможливо завантажити в електронній системі закупівель документи переможця на виконання вимог пункту 47 Особливостей №1178 та вимог тендерної документації, а тому дані документи буде доставлено Замовнику кур’єром, що і було зроблено 03.03.2025 (супровідний лист від 28.02.2025 №59 з додатками). Документи, визначені пунктом 47 Особливостей №1178, були завантажені до електронної системи закупівель тільки після вирішення технічних проблем. 

Однак аудитори зазначили, що замовником під час моніторингу документально не підтверджено наявність в учасника технічних причин неможливості завантажити документи переможця (на виконання вимог пункту 47 Особливостей та вимог тендерної документації) в електронній системі закупівель. На виконання висновку за результатами проведення моніторингу укладений договір про закупівлю було розірвано.

Аналогічне порушення встановлено і в закупівлі UA-2025-02-06-010727-a. Зокрема, у висновку про проведення моніторингу закупівлі зазначається, що переможцем закупівлі у строк, що не перевищує чотирьох днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, не надано Замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Особливостей № 1178.

За результатами проведення моніторингу замовника було зобов’язано здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом припинення зобов’язань за договором, що ним одразу було зроблено.

Варто звернути увагу, що подібні порушення не обмежуються лише висновками органів державного фінансового контролю. На практиці вони нерідко стають підставою для притягнення уповноважених осіб до адміністративної відповідальності в судовому порядку. 

Аналіз судової практики свідчить, що суди підтримують позицію органів Держаудитслужби у випадках, коли замовник укладає договір про закупівлю з переможцем, який не надав документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктом 47 Особливостей, або надав їх із порушенням встановленого чотириденного строку. 

Так, у справах №148/186/26, №456/853/26 та №734/5478/25 судами встановлено, що уповноважені особи замовників не забезпечили належну перевірку документів переможця та допустили укладення договорів про закупівлю з учасниками, які не виконали вимоги законодавства щодо своєчасного оприлюднення документів в електронній системі закупівель. 

Суди дійшли висновку, що такі дії свідчать про порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель та утворюють склад адміністративного правопорушення, передбаченого частиною третьою статті 164-14 КУпАП. 

Уповноважених осіб було притягнуто до адміністративної відповідальності із застосуванням штрафів у значних розмірах. Така судова практика ще раз підтверджує, що замовникам необхідно особливо уважно контролювати строки та повноту подання документів переможця, адже навіть формальне ігнорування цих вимог може призвести не лише до розірвання договору за результатами моніторингу, а й до особистої фінансової відповідальності посадових осіб замовника. 

Підсумуємо вищевикладене —  у разі ненадання документів переможцем закупівлі у строк, що не перевищує чотирьох днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, така тендерна пропозиція підлягає відхиленню. У разі укладення договору про закупівлю з таким учасником уповноважена особа замовника допускає порушення, за яке передбачені штрафні санкції у розмірі 25 500–51 000 грн.

Вдалих закупівель без помилок і порушень!