10 порад з актуалізації документів підприємства для успішної участі у тендерах

Микола Смирнов 18.03.2019
поради пропозиція постачальник
версія
для друку
Для того, щоб швидко та якісно підготуватись до тендеру - необхідно, щоб всі документи мали актуальні версії. Про те, які саме документи маються на увазі - читайте в блозі Миколи Смирнова

Для успішної участі у тендерах бізнесу необхідно вчасно адаптуватися до змін законодавства. За останні роки було багато нововведень у закони які регулюють господарську діяльність, і їх слід враховувати під час участі у публічних закупівлях.

Микола Смирнов, партнер юридичної компанії «Правое Дело»
підготував для учасників десять порад з актуалізація інформації та документів підприємства які допоможуть зменшити кількість відхилень.

 1. Актуалізація Антикорупційної програми підприємства

 
Рекомендую учасникам які зобов’язані мати антикорупційну програму оновити її та привести у відповідність до Рішення НАЗК від 02.03.2017  № 75, адже деякі замовники вимагають щоб антикорупційна програма відповідала цьому рішенню та відхиляють пропозиції за невідповідність такій вимозі. Крім того були відхилення пропозицій за невідповідність антикорупційної програми, навіть коли документації не містила вище зазначених вимог, що звісно є незаконним, втім навіщо ризикувати.
Приклад тендеру, де було прийняте відповідне рішення:  https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2018-05-11-001056-a 

2. Актуалізація Статуту ТОВ та ТДВ


Товариствам з обмеженою відповідальністю та  Товариствам з додатковою відповідальністю необхідно оновити Статут відповідно до вимог Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» до 17.06.2019 р.

3. Надання згоди на вчинення значного правочину у ТОВ та ТДВ


Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» також встановлено поняття – значний правочин. Відповідно до ч. 2 ст. 44 зазначеного закону рішення про надання згоди на вчинення правочину, якщо вартість майна, робіт або послуг, що є предметом такого правочину, перевищує 50 відсотків вартості чистих активів товариства станом на кінець попереднього кварталу, приймаються виключно загальними зборами учасників.

З 18.06.2019 усім керівникам ТОВ та ТДВ необхідно буде отримувати згоду від загальних зборів учасників на укладання значних правочинів.

4. Внесення відомостей про бенефіціара до ЄДР

Усім юридичним особам засновниками яких є фізичні особи рекомендую окремо внести відомості про кінцевих бенефіціарів до ЄДР не зважаючи на те, що ці фізичні особи і є такими. Надання таких відомостей зменшить кількість безпідставних відхилень. Хочу звернути увагу на відповідне судове рішення у справі № 826/9505/18 (Ви можете переглянути його в реєстрі судових рішень за посиланням:   http://reyestr.court.gov.ua.)

Втім таке рішення є обов’язковим лише для сторін конкретної справи, адже не є рішенням Верховного Суду.

5. Використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП)

 
Не зважаючи на наявність чи відсутність вимоги замовника щодо застосування КЕП (заст. ЕЦП) стосовно пропозиції або кожного документу пропозиції, пропоную завжди використовувати КЕП застосовуючи його щодо кожного окремого документу (не файлу), та додатково засвідчувати КЕП пропозицію через майданчик. Ця рекомендація ґрунтується на вимогах Закону України «Про електронні довірчі послуги»  та Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Крім того відповідно до ч.4 ст.18 зазначеного закону кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису, а тому якщо підписант десь не поставить власноручний підпис, це можна буде компенсувати наявністю КЕП.

 Перейти до сервісу Мінюсту для створення та перевірки КЕП Ви можете за посиланням:  https://czo.gov.ua/online-ecp

6. НЕвикористання печатки

 
Згідно з ч.3 ст. 58-1 Господарського кодексу України наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків.

Пропоную відмовитись від використання печаток, це спросить ваш документообіг та убезпечить від відхилень пов’язаних із відсутністю відбитку печатки на окремих документах.

7. Переклад внутрішніх документів на українську мову

 
Зазвичай замовники вимагають надання документів у пропозиції українською мовою. Часто учасники подаючи пропозицію не звертають увагу на власні документи які були отримані чи складені у минулих періодах, як приклад – накази щодо прийняття на роботу, протоколи зборів,трудові книжки, що призводить до відхилення пропозицій. Рекомендую переробити усі власні документи українською мовою, або надавати разом з ними переклад, якщо замовник надає таку опцію.
 

8. Отримання нового документу від управління статистики

 
Замовники досі вимагають надання відомостей із ЄДРПОУ, які видаються управліннями статистики, неподання такого документу або подання замість нього витягу з ЄДР призводить до відхилення. Рекомендую отримати відомості з ЄДРПОУ, а для тих у кого є довідка з ЄДРПОУ отримати замість неї саме відомості, адже такого документу як «довідка з ЄДРПОУ» вже не існує (згідно Наказу Державного комітету статистики України  від 28.11.2005  № 386 "Про затвердження Положення про порядок і умови користування даними Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України")

9. Отримання витягів з реєстру платників податків

 
Рекомендую актуалізувати документи які посвідчують ваш статус платника податку ПДВ/Єдиного і замість старих свідоцтв отримати витяги з відповідних реєстрів у податковій інспекції. Подання свідоцтва платника ПДВ замість витягу з реєстру платників ПДВ призведе до відхилення якщо вимагався саме витяг. 
 

10. Відкриття рахунку у Державній казначейській службі України

 
Відповідно до змін внесених до Постанови КМУ «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» попередня оплата розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів за капітальними видатками та державними контрактами здійснюється шляхом спрямування бюджетних коштів виконавцям робіт, надавачам товарів і послуг (крім нерезидентів) на небюджетні рахунки, відкриті на їх ім’я в органах Казначействау встановленому законодавством порядку, з подальшим використанням зазначених коштів виконавцями робіт, надавачами товарів і послуг виключно з таких рахунків на цілі, визначені договорами про закупівлю товарів, робіт і послуг.

Тому якщо ви можете очікувати попередньої оплати за капітальними видатками та державними контрактами вам буде необхідно відкрити рахунок у казначействі.

 Отримавши оновлені документи не викидайте старі, адже замовники іноді вимагають саме їх, а якщо старої форми документу у вас немає, оскаржуйте вимогу щодо подання застарілого документу!

 

Коментарі

До цієї статті ще немає коментарів. Станьте першим.

Можливо, вас також зацікавить:
Процедура "Допорогові закупівлі" для Постачальників
Постачальнику 14.02.2017
Детальний опис процесу проведення допорогової закупівлі, права та обов'язки Постачальника, на кожному з етапів цього процесу.
Строки проведення електронних закупівель для Постачальників
Постачальнику 14.02.2017
Детально про етапи та терміни проведення закупівель.
Звіт про укладений договір для Постачальників
Постачальнику 29.03.2018
Особливості процедури "Звіт про укладений договір"
Більше статейПОКАЗАТИ БІЛЬШЕ СТАТЕЙ
Підпишіться на розсилку від Прозорро
Ми прагнемо доставляти лише ті повідомлення, які ви хочете отримувати. Якщо вас цікавлять новини та повідомлення про щось нове на інфобоксі, залиште вашу адресу електроної пошти тут.
Не змогли знайти потрібну інформацію?
Ми допоможемо!
Дякуємо, ми зв'яжемося з вами
найближчим часом