Тендерна пропозиція: як підготувати

Підготовка тендерної пропозиції

Для того, щоб подати свою пропозицію, необхідно не тільки внести її вартість в текстове поле, але й підготувати та прикріпити до своєї пропозиції певний набір документів, які необхідні Замовнику. Перелік цих документів буде наведений у тендерній документації Замовника.

Саме тому, одним з перших моментів, на які варто звернути увагу, коли перейшли на сторінку тендера - розділ “Тендерна документація”.

Саме в тендерній документації Замовник завжди прописує, які саме документи Ви маєте прикріпити до своєї пропозиції та в якій формі вони мають бути.

Щоб спростити собі підготовку тендерної пропозиції, підготуйте частину документів завчасно, адже зазвичай замовники вимагають одні й ті самі або ж схожі документи.

Кваліфікаційні вимоги

Серед документів, які вимагають замовники найчастіше зустрічаються документи, які мають підтверджувати Вашу кваліфікацію для виконання умов договору. Перелік цих документів Ви можете знайти в  статті 16 Закону України “Про публічні закупівлі”, тобто Замовник їх вимагає не тому що так хоче, а тому що цього від нього вимагає Закон.

До кваліфікаційних критеріїв належать:

•  наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій

Що це означає? Якщо ви, наприклад, продаєте послуги з перевезення, тоді, відповідно, у вас, напевне, є автомобілі, якими ви здійснюєте перевезення. Тож, напишіть про наявність цього обладнання у довідці. Ви постачаєте якісь товари? Тоді напишіть про наявність складу, машин тощо. Якщо замовник надав форму цієї довідки, тоді заповніть таку форму. Якщо форми довідки в тендерній документації немає, тоді складіть її самі в довільній формі. Приклади довідок ви можете подивитись  тут.

•  наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід

Ця довідка зазвичай складається з кількох полів: ПІБ працівника, посада, досвід роботи тощо, приклад такої довідки можна переглянути за  посиланням. Але у Замовника може бути власна форма довідки, тоді заповніть її, вказавши всю необхідну інформацію, яку потребує Замовник.

•  наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів)

На підтвердження відповідності такій вимозі замовника зазвичай необхідно скласти довідку (або заповнити форму довідки замовника) про наявність аналогічного договору/договорів та прикріпити копію аналогічного договору/договорів та/або рекомендаційний лист від контрагента. Приклади довідок за посиланням:  приклад 1,  приклад 2.

•  наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю

У разі встановлення кваліфікаційного критерію фінансової спроможності замовник не має права вимагати надання підтвердження обсягу річного доходу (виручки) у розмірі більшому, ніж очікувана вартість предмета закупівлі (пропорційно очікуваній вартості частини предмета закупівлі (лота) в разі поділу предмета закупівель на частини).

Відсутність підстав для відхилення пропозиції та інші документи

Окрім наведених вище довідок, замовник вимагає прикріпити інформацію про відсутність підстав для відхилення пропозиції постачальника, визначених у ч.1 ст.17 Закону.

Іноді замовники надають приклад оформлення даної довідки, яку необхідно просто накласти на фірмовий бланк, підписати та відсканувати. Якщо приклад довідки не наданий у складі ТД, тоді скористуйтесь Законом “Про публічні закупівлі”, де в статті 17 перераховані всі причини, які є підставою для відхилення пропозиції постачальника або нашим прикладом за посиланням Стаття 17 Закону

Часто серед документів, що необхідні замовнику є: Статут, протокол засновників та/або наказ про призначення керівника підприємства, довідка ЄДРПОУ тощо.

Також радимо мати в електронному вигляді всі сертифікати, паспорти та інші технічні документи на товар, який ви збираєтесь продавати через тендер. І уважно стежте за тим, щоб ваш товар згідно з технічними характеристиками відповідав вимогам Замовника.

Перелік наведених вище документів не є виключним, тобто Замовники можуть вимагати й інші довідки, які ви маєте подати в складі своєї тендерної пропозиції. 

Проект договору про закупівлю

Замовник у своїй тендерній документації, зазвичай, надає проект договору, який буде підписаний з переможцем тендеру. Ви маєте прочитати проект договору та підтвердити те, що ви з ним ознайомлені та погоджуєтесь.

Підтвердження відбувається у спосіб, що визначений замовником у тендерній документації. Деякі замовники просять просто затвердити договір (підписами та печатками) та прикріпити відскановану копію до документації, інші просять надати інформацію про погодження з умовами договору окремою довідкою тощо.

Якщо Ви не погоджуєтесь з якимись умовами договору, то скористайтесь своїм правом поставити вимогу замовнику на етапі подання пропозицій (детальніше про це тут - розділ “Ставте запитання чи вимоги для уточнення параметрів тендеру”), адже після визначення вас переможцем внести зміни в договір до його підписання ви не зможете.

Цінова пропозиція

При поданні пропозиції для участі в тендері, вам необхідно буде заповнити числове поле, де необхідно зазначити ціну, яку Ви пропонуєте замовнику за свій товар. Без заповнення цього поля, система не дозволить вам створити пропозицію.

Проте, зазвичай, більшість Замовників також вимагають подати в складі пропозиції цінову пропозицію, заповнену по формі, що надана в тендерній документації. З прикладами такої цінової пропозиції ви можете ознайомитись за посиланнями:  приклад 1,  приклад 2,  приклад 3.

Довідки, які потрібно надати після перемоги в тендері

На що ще варто звернути увагу. Після того, як Ваше підприємство стане переможцем у торгах протягом 10 робочих днів Ви маєте надати оригінал довідки про відсутність не знятої чи непогашеної у встановленому порядку судимості за злочини, вчинені з корисливих мотивів. Зазвичай ця довідка про керівника підприємства та/або особу, що підписувала тендерну пропозицію (якщо підписував не керівник, а інша уповноважена на це особа).

Така довідка видається уповноваженим органом МВС. Зазвичай час видачі довідки складає від 5 робочих днів. Детальніше про те, де отримати цю довідки, як оформити запит на отримання тощо Ви можете прочитати за посиланням.  http://mvs.gov.ua/ua/pages/Dovidka_pro_nesudimist___katalog_poslug.htm

Також варто нагадати, що довідку про несудимість можна отримати онлайн, як це зробити можна прочитати в статті  Довідку про несудимість можна отримати онлайн

Обов’язково прочитайте в якому вигляді та на яку дату мають бути дані довідки. Та, якщо Ви вже перемогли в аукціоні й певні, що в Вашій тендерній пропозиції були всі документи, що вимагав замовник, то починайте готувати запит до відповідного органу, адже отримання довідки займе трохи часу.

Готуйте свою тендерну пропозицію ретельно і тоді відхилення Вам не загрожує ;)