«Укладення, зміна, розірвання договору про закупівлю, процес звітування про його виконання»

Раніше ми писали про можливість ознайомитись із відеокурсом «Професійно про закупівлі» від Департаменту сфери публічних закупівель Мінекономіки. Ще раз нагадуємо про представлення у ньому багатьох тем, виклад однієї із них, щодо якої надходить безліч запитань — публікуємо. Отож, «Укладення, зміна, розірвання договору про закупівлю, процес звітування про його виконання».

На ці запитання ви отримаєте відповіді:

• Як погодити умови договору?
• Як і коли можна змінити умови договору?
• Як розірвати договір про закупівлю?
• Коли необхідно прозвітувати про виконання договору?

Договір про закупівлю передусім укладається згідно з двома кодексами: цивільним та господарським. Одночасно ми маємо дотримуватись особливостей встановлених Законом «Про публічні закупівлі». Це означає, що загальні положення щодо договорів, їх істотних умов, процесу погодження та розірвання регулюється саме цими кодексами. Закупівельний договір регулюється так само, як і будь-які інші договори купівлі-продажу, генерального підряду або поставки. Однак при укладенні закупівельного договору слід пам'ятати декілька особливостей, які наведені саме у Законі «Про публічні закупівлі»: перша — стосується проєкту договору. Проєкт має складати замовник і міститись в тендерній документації одразу, коли ми оголошуємо тендер. Тому що таким чином потенційні учасники бачитимуть, на яких саме умовах готовий співпрацювати замовник. Це і строки постачання, і місце постачання,  спосіб прийому, і умови оплати, і штрафні санкції, і всі ті умови, необхідні для забезпечення потреби замовника під час виконання майбутнього договору. Такі умови співпраці мають бути завчасно відомі і зрозумілі потенційним учасникам. Якщо ж учасники не погоджуються з вашим проєктом договору — у них є два шляхи для дій: написати вам вимогу про внесення змін і ви, як замовник, можете відкорегувати такий проєкт і врахувати побажання учасників, оскаржити такі умови до Антимонопольного комітету як органу оскарження або до суду. І тоді замовник виконує, прийняте відповідною інстанцією, рішення та корегує тендерну документацію. Тому погодження умов закупівельного договору відбувається саме шляхом укладення договору на тих умовах, які були прописані в проєкті та згідно з якими учасником надано пропозицію під час тендеру. Отже, умови договору не можуть відрізнятися від тих, що були заявлені замовником на етапі проведення тендеру. Після визначення переможця та до підписання закупівельного договору змінитись може лише ціна і лише у двох випадках: у разі, якщо ціну визначено у грошовому еквіваленті в іноземній валюті. Другий — якщо необхідно здійснити перерахунок ціни за результатами аукціону в бік її зменшення. Цей випадок стосується ситуації якщо запропонована на аукціоні сума не ділиться на кількість товару до цілих чисел за одиницю продукції і її треба округлити у бік зменшення. У будь-якому з цих випадків обсяг закупівлі та всі інші умови залишаються незмінними. Отже, договір укладається на той предмет і в тому обсязі, що вказані замовником на ту суму і за тією ціною, що запропонована на аукціоні учасником. 

Як же і коли ми можемо змінити заявлені на тендері істотні умови після його підписання. І які умови є істотними?

Істотними є всі ті умови договору, які потребують погодження іншої сторони. Кодексами встановлено, що зобов'язання не можуть змінюватись в односторонньому порядку, якщо інше не передбачено договором або Законом. Наприклад, якщо замовникові треба придбати менше товару — він має ініціювати внесення змін і лише за згодою з постачальником укласти додаткову угоду на зменшення обсягу. Бо сторони взяли на себе конкретні обов'язки і мають виконувати їх у повному обсязі, саме у тому вигляді, як це закріплено у договорі, якщо його не змінили. 

Які умови не є істотними за своїм змістом? Це можуть бути, наприклад, реквізити сторін. Якщо треба змінити юридичну адресу постачальника або номер його банківського рахунку — такі зміни, по суті, не потребують згоди замовника, оскільки, не стосуються виконання взятих зобов'язань. Тому такі умови не є істотними, а є лише необхідними для його укладення та виконання. Всі ж істотні умови можуть змінюватися у договорі про закупівлю лише у тих випадках, що визначені Законом. Це також і певне обмеження, і особливість. Така вимога Закону обумовлена тим, щоб сторони не зловживали під час здійснення придбання для потреб держави та щоб уникнути ситуацій, за яких тендер оголошено на один предмет, обсяг і ціну. А надалі договір радикально змінено. 

Отже, статтею 41 Закону обмежено ті випадки, у яких сторони можуть змінити істотні умови договору. Маємо вісім підстав. У договорі можна зменшувати обсяг закупівель. По-друге, можна збільшити ціну на товар, але не частіше, ніж раз на три місяці та лише у разі її коливання на відповідному ринку. Обмеження щодо частоти змін не стосується закупівлі бензину, дизельного пального, газу та електроенергії. Можна покращити якість предмета закупівлі, що постачається. Можна також змінити ціну без зміни обсягу, якщо така ціна пов'язана з біржовими котируваннями. Якщо змінився індекс споживчих цін — відбувається інфляція. Якщо змінився курс валюти, до якого прив'язано договір, якщо змінився регульований державою норматив або тариф, врахований в ціні. Можна у певних об'єктивних випадках продовжити строки виконання зобов'язань. Можна також зменшити ціну без зміни обсягу закупівлі. Можна змінити ціну і у разі зміни ставок податків і зборів. І насамкінець: можна продовжити дію договору на наступний рік у разі потреби на час проведення тендеру, але у обсязі до 20% суми договору. Перераховані зміни можливі лише тоді, коли ви завчасно передбачили у проєкті договору ці випадки та встановили порядок зміни умов. Будь-які зміни, що зініціює замовник або постачальник мають бути документально підтвердженими у той спосіб, який встановлений замовником у договорі. Крім того пам'ятайте: про внесення змін до істотних умов договору слід повідомляти в електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів. Водночас всі перераховані випадки детально розглянуті у листі Мінекономіки від 24.11.2020 № 3304-04/69987-06 «Щодо укладення виконання змін та розірвання договору про закупівлю». 

Приклади зміни умов договору: 

https://prozorro.gov.ua/tender/UA-202...

https://prozorro.gov.ua/tender/UA-202...

https://prozorro.gov.ua/tender/UA-202...

https://prozorro.gov.ua/tender/UA-202…

Щодо розірвання договору: для того, щоб розірвати закупівельний договір — в цьому договорі має бути вказано відповідний порядок. Договір можна розірвати у односторонньому порядку лише, якщо це передбачено цим договором. В іншому випадку, якщо одностороння відмова договором не передбачена і якась зі сторін не погоджується на його розторгнення, тоді слід вирішувати це питання у судовому порядку. Замовникам слід пам'ятати, що у разі, коли з вини учасника через неналежне виконання договір було розірвано — в подальшому такий замовник може протягом трьох років відмовляти в участі у тендері такому недобросовісному постачальнику. Це право замовника, закріплене Законом і зменшує ризик співпраці у майбутньому із недобросовісними учасниками. 

Навіщо і коли ми звітуємо про виконання договору: перш за все, щоб поінформувати суспільство про те, чи була забезпечена потреба у результаті проведення тендеру. Водночас не кожен договір, що був укладений — виконувався. При цьому такі дані важливі для здійснення аналізу закупівель. Отже, замовникам необхідно прозвітувати у будь-якому з трьох випадків: якщо договір вже повністю виконано, якщо закінчився строк його дії, якщо договір було розірвано. Таке звітування здійснюється протягом двадцяти робочих днів з дня настання будь-якої з цих підстав.