«Якщо вчасно купувати сучасну техніку, громадяни відчують різницю у якості надання послуг» — Анастасія Скок, ЦЗО ДП «УСС». Частина 2

Школи та інші замовники можуть самостійно закуповувати через Prozorro Market?

Так, звичайно. Prozorro Market і створювався для того, щоб полегшити прості закупівлі для невеликих замовників. Наприклад, школа може самостійно зайти в електронний каталог і замовити собі картриджі або папір – це дуже проста закупівля, яка не потребує спеціальної експертизи. Це економить час та ресурси, бо не треба готувати тендерну документацію, кваліфікувати постачальника.

Але є й складніші категорії товарів, які школа або лікарня купує раз на кілька років і в яких важко розібратися без досвіду. Програмне забезпечення – хороший приклад: його не купують щороку, ринок дуже динамічний, багато ліцензійних нюансів та технічних вимог. Щоб уникнути помилок у таких випадках, існуємо ми – централізовані закупівельники. 

Наша місія — робити закупівлі професійними. Ми спеціалізуємося на складних технологічних тендерах, які потребують глибокого знання ринку, техніки та права. Невелика установа може самостійно купувати прості речі через електронний каталог, а складніші закупівлі делегувати нам. В результаті всі залишаються задоволеними: техніка якісна, час заощаджено, а закон — дотримано.

Чи були випадки, коли ви відмовляли замовнику, якщо він наполягав на закупівлі лише найдешевшого товару?

Ми завжди діємо в інтересах замовника і платників податків. Тому іноді мусимо переконувати замовника переглянути своє рішення щодо закупівлі, яка виглядає економно, на перший погляд, але є нераціональною, неякісною чи несучасною. Технології розвиваються дуже швидко, і замовники можуть не знати, що на ринку вже з’явилися нові, ефективніші рішення.

Якщо ми бачимо, що в тендерній документації прописане застаріле обладнання або технічні рішення, ми відкрито повідомляємо про це і пропонуємо сучасну альтернативу. Часто різниця в ціні є незначною, але натомість забезпечується краща якість, довший термін експлуатації або вища енергоефективність.

Наша мета — допомогти замовникам ефективно інвестувати державні кошти. Більшість цінує наші рекомендації та дякує за них.

Як нецінові критерії допомагають боротися з ринковими викликами і підвищувати ефективність закупівель?

Поступовий відхід від нижчої ціни як єдиного критерію – це виклик для всієї сфери публічних закупівель.  

Звісно, ми зобов’язані ефективно витрачати бюджетні гроші, але ефективність не завжди означає найнижчу ціну. Один із кроків у цьому напрямку ми вже зробили: звернулися до Міністерства фінансів щодо перегляду застарілих граничних сум на техніку. Наприклад, до змін у червні 2025 року (постанова №332) ноутбук для держорганів не міг вартувати дорожче 23 тисяч гривень. За ці кошти було складно придбати сучасний пристрій, який працюватиме стабільно. Замовники неодноразово просили нас підвищити ліміти. 

Адже купувати застарілу техніку, що виходить з ладу вже за рік після закінчення гарантії, — це не економія, а марнування ресурсів. Уряд почув ці аргументи: тепер ліміти підвищено, і це дає змогу закуповувати дорожчу, але надійнішу техніку, яка прослужить кілька років.

Коли державна установа вчасно закуповує сучасне, надійне обладнання і впроваджує нове програмне забезпечення, оптимізує процеси, результат відчуває не тільки держслужбовець, а й кожен громадянин. Наприклад, отримати довідку чи послугу в електронному кабінеті Мінсоцполітики стає швидше й зручніше з новою технікою та софтом. 

Цифрова трансформація це офіційний державний вектор, тож ми повинні закуповувати те, що забезпечить якісні послуги громадянам. Ми маємо сприяти цій трансформації, долаючи бюрократичні та ринкові перепони.

Чи потрібно змінювати законодавство, щоб ваша робота була ефективнішою?

Нормативна база у сфері закупівель постійно вдосконалюється, щоб відповідати новим викликам. Централізовані закупівельні організації з’явилися завдяки змінам у законодавстві у 2018 році. Відтоді закон «Про публічні закупівлі» і підзаконні акти неодноразово оновлювалися.

Звісно, війна внесла свої корективи. Зараз усі державні замовники працюють за спеціальними воєнними процедурами закупівель, затвердженими постановою №1178. Цей документ регулярно оновлюють, щоб поєднати швидкість і контроль. Ми слідкуємо за змінами і, якщо бачимо можливість покращень, звертаємося до Міністерства економіки. На нашу думку, варто розвивати кілька напрямків. 

Перший — ширше застосування динамічних закупівельних систем (DPS від dynmic purchasing system) та електронних каталогів. Наші колеги з ДП «Прозорро» вже створили функціонал для динамічних систем і навіть запустили їх для закупівель армії.

Динамічна система закупівель — це постійно працюючий електронний ринок. Замовник оголошує потребу на рік для певної категорії товарів, а постачальники можуть у будь-який момент подавати пропозиції. Коли з’являється конкретна потреба, проводять швидкий аукціон серед усіх кваліфікованих учасників.

У Європейському Союзі такі системи давно довели свою ефективність. DPS дасть нам як централізованій закупівельній організації більше гнучкості в задоволенні повторюваних потреб, а замовникам — можливість швидше отримувати необхідний товар без втрати конкуренції.

Другий напрям — активніше використання нецінових критеріїв. Ми хотіли б, щоб у законодавстві та на практиці з’явилися чіткі механізми оцінки пропозицій не лише за ціною, а й за якістю товару, гарантійним обслуговуванням, термінами доставки, енергоефективністю, післяпродажною підтримкою тощо.

Закон уже дозволяє враховувати нецінові критерії, але на практиці це трапляється рідко — більшість замовників оцінюють лише за ціною. Ми розуміємо, що впровадження таких критеріїв складне, бо потрібна прозорість і об’єктивність. Тому важливо залучити контролюючі органи, щоб разом розробити ефективні механізми.

Яке у вас бачення розвитку? Чого хочете досягти?

По-перше, ми хочемо створити Центр професіоналізації — освітньо-консультаційний хаб для закупівельників, особливо для новачків та фахівців з регіонів. Там вони могли б отримувати практичні знання, консультуватися щодо своїх тендерів, проходити навчання та обмінюватися досвідом. Поки фінансування немає, але ми готуємо концепцію і шукаємо підтримку. Такий центр дуже потрібен Україні, бо професіоналізація кадрів допоможе вирішити багато проблем.

По-друге, ми продовжуємо розвивати електронний каталог. Замовники вже відзначають його зручність і швидкість закупівель. Ми часто отримуємо вдячні відгуки: Prozorro Market економить час і спрощує роботу закупівельників, бухгалтерів і економістів.

Але за цією зручністю стоїть титанічна робота. Щоб можна було купувати в один клік, потрібно дуже уважно опрацювати технічні характеристики товарів. Саме цим і займається наша команда — ми формуємо специфікації, оновлюємо їх під нові моделі, слідкуємо за точністю даних. І хочемо робити це ще краще: можливо, автоматизувати відстеження новинок, щоб ще швидше оновлювати асортимент.

І нарешті, ми постійно працюємо над оптимізацією процесів. Багато рутинної роботи хочеться спростити чи прискорити. Для простих категорій товарів вистачає 2-3 основних характеристик, але у сферах, як комп’ютерна техніка, їх понад 30, і всі важливі. Пропустити щось ризиковано, а прописувати вручну довго. Тож ми шукаємо способи прискорити цей процес, не втрачаючи якості, можливо, із допомогою спеціальних програм або шаблонів.

Що вас найбільше мотивує?

Мене найбільше надихає бажання допомагати закупівельникам робити все правильно. Я щиро люблю свою роботу  і хочу підняти цю сферу на новий рівень. Часто у невеликих установах закупівлі «вішають» на бухгалтера чи інженера, для яких це справжній стрес і додаткове навантаження. Уявіть:  лікар чи науковець – і раптом має провести тендер.  Закон вони читають, але одразу стати експертом неможливо, тому помилки трапляються.

Я дуже хочу допомогти уникнути цього, щоб у кожної школи, лікарні чи університету була можливість отримати фахову підтримку в закупівлях. Ми, як централізована закупівельна організація, готові поділитися експертизою і взяти цю роботу на себе.