10.04.2024
Інтервʼю з директором з управління ланцюгами поставок НЕК «Укренерго» Олегом Пояном
Про пріоритети в закупівельній діяльності
“Якщо закупівля занадто дорога чи дешева — варто зʼясувати чому”: інтервʼю з Олегом Пояном про закупівельну роботу Укренерго
Замовник, що відзначений Prozorro Awards за найбільшу кількість проведених конкурентних процедур у 2023 році. Водночас компанія, що змушена укладати багато прямих договорів для оперативних ремонтів енергетичної інфраструктури, що обстрілюють російські війська.
Повномасштабна війна вплинула на кожен етап закупівельного життя Укренерго – від переформатування ринків необхідного обладнання до зменшення фінансування на навчання закупівельників. І попри це компанія досліджує українські та іноземні бізнеси, шукає технологічні рішення для підвищення ефективності закупівель та підтримує рівень закупівельної професійності, використовуючи навіть безоплатні ресурси.
Ми поспілкувалися з Олегом Пояном, директором з управління ланцюгами поставок Укренерго, про пріоритети в закупівельній діяльності компанії та як замовник може мати реальний вплив на розвиток закупівельної сфери замість того, щоб бути пасивним спостерігачем.
Успішний тендер для Укренерго – це який? Це той, що відбувся, чи який фактор є визначальним?
Коли тендер відбувся в умовах воєнного стану – це теж свого роду успіх. Однак є ряд факторів, які визначають успішність тендеру в цілому – здорова конкуренція, максимальна економія, відсутність скарг, укладання договору.
Проте тендер не завершується на етапі укладання договору. Про його успішність можна говорити, коли виконані умови договору – витримані терміни, прийнято товар на складі.
З огляду на умови воєнного стану все ж конкуренція важливіша чи ціна, навіть якщо прийшов один учасник?
Тут треба знайти “золоту середину”, адже обидва фактори мають значення. Низька ціна може призвести до отримання неякісного товару, а відсутність конкуренції – до закупівель за завищеними цінами.
Визначити пріоритетність одного фактора над іншим складно. Але особливо важливо зосередитися при проведенні тендеру на створенні умов для здорової конкуренції. Тому що може бути “так звана” конкуренція, спотворена – через демпінгування цін тощо.
Як Укренерго загалом конструює тендер? Що відбувається до Prozorro?
Спочатку підрозділи формують свої потреби й заповнюють бюджетну модель – за спеціально розробленою формою. Потреби формуються на основі довідників товарно-матеріальних цінностей – в них вказується ціна, характеристики тощо. Щодо послуг та робіт підхід інший – там вивчаються пропозиції ринку й обчислюється середня ціна.
Коли відбувається групування зібраної інформації – потреби розподіляються по трьох фінансових/бюджетних документах – Наказ №1(про виконання ремонтної компанії), інвестиційна програма та фінансовий план. Після затвердження всіх фінансових документів, відбувається коригування бюджетної моделі, ми отримуємо розуміння того, як виставляти пріоритети.
І вже на основі остаточної, відкорегованої бюджетної моделі ми можемо формувати річний план закупівель. Це коротко.
У вас досить специфічний ринок: сфера енергетики вимагає лише надійних постачальників та ефективних закупівель. Які виклики стоять перед вами?
Через бойові дії ми втратили частину постачальників, бо їх виробництво було на сході та півдні України.
Тому доводиться змінювати пріоритети, постачальників та виробників, які встигли перевести виробництво в більш безпечні регіони країни. А через особливості обладнання, продукції, розміри виробництв це досить важко робити.
Дуже великим фактором стали умови оплат. Ми запитуємо постачальників про умови авансування, тому що Укренерго – одна із небагатьох компаній, які дійсно платять аванси, їхні розміри залежать від категорії товарів тощо.
Також змінюється багато нормативно-правових документів, які впливають на пошук потенційних постачальників.
Вивчаємо новітні технології, які можуть компенсувати вплив війни. Пропонуємо їх закуповувати внутрішнім замовникам – проводимо презентації тощо.
Для Укренерго доцільно шукати іноземних постачальників?
Ми дуже зацікавлені у цьому. На згадані презентації приїжджають європейські виробники або їхні офіційні представники на території України, які представляють своє обладнання.
Але в Укренерго існує обладнання, клас напруги якого унікальний для інших європейських держав, тому вони не завжди можуть покрити наші потреби в такому асортименті товарів. Крім того, в Україні військові дії, що є ризиком для іноземних виробників.
Їх цікавить більше якщо роботи, товари та послуги оплачуються у міжнародній валюті. Це мінімізує ризики. Але діють обмеження НБУ на купівлю валюти для проведення таких операцій. І не всі компанії готові відкривати свої представництва в Україні.
Проте в Україні є компанії-знавці ринку, котрі переходять на ринки країн ЄС та отримують статуси офіційних дилерів. Вони мають налагоджену логістику, щоб доправити до нас товар, враховуючи ризики воєнного часу.
Чи можливо у вашій сфері, щоб постачальник недобросовісно виконував умови договору? Або ж у випадку співпраці з Укренерго це занадто складно чи ризиковано?
Ми створюємо запобіжники цьому.
По-перше, ми просимо банківську гарантію на аванси, які сплачуємо постачальникам. Це страхує нас від ризику, що учасник візьме аванс і зникне.
По-друге, забезпечення умов виконання договору. В межах цього учасники надають нам банківську гарантію або завдаток на рахунок Укренерго. Після належного виконання умов договору кошти повертаються назад постачальнику.
По-третє, штрафні санкції. Їхні розміри, умови застосування визначаються окремо для кожної категорії. Також передбачаємо застосування оперативно-господарських санкцій.
Наприклад, якщо такі санкції застосовувались щодо учасника – ми не співпрацюємо з ним протягом року. Застосування оперативно-господарських санкцій відбувається на основі подання звернення від підрозділу, що супроводжував договір про неналежне виконання контрагентом умов договору, збирається комісія, яка визначає, чи необхідно їх застосовувати.
Загалом, від всіх укладених договорів у нас десь 5-7% випадків, коли порушуються умови виконання договору. Коли бачимо дійсно об'єктивні причини, що вплинули на терміни постачання – враховуємо їх.
Були випадки, що хтось “під шумок” намагався виправдатися блокуваннями контрольно-пропускних пунктів у Польщі. Не вдалось – аналіз з нашого боку показав інше.
В Укренерго є умовний “чорний список”?
Такого немає. Визначили, що поки ми застосовуємо оперативно-господарські санкції.
Питання наскільки ефективно в принципі застосовувати “чорні списки”. Компанія може змінити імʼя і знову прийти на тендер, як нічого і не було.
Деякі ринки, наприклад, як у випадку з високовольтним обладнанням, не такі великі. Ми вивчаємо історію контрагента і після цього ухвалюємо рішення про застосування оперативно-господарських санкцій, як я і казав.
Але, припустимо, на ринку всього два учасники, і ми застосували щодо одного з них оперативно-господарські санкції. Другий може почати зловживати своїм становищем, стане своєрідним монополістом. Втрат зрештою буде набагато більше.
У звіті Організації економічного співробітництва та розвитку (ОЕСР) за 2021 рік про закупівлі Укренерго згадується як компанія, яка брала участь в боротьбі зі змовами на торгах. Чи були з того часу схожі випадки?
Були випадки зловживань навколо будівництва захисних споруд для наших підстанцій. Але це закупівлі без застосування електронної системи закупівель.
Такі роботи необхідно робити в умовах максимальної безпеки та оперативності, а конкурентні закупівлі можуть затягнутися та розкрити місце проведення робіт росіянам. І ці умови множаться на маленькі розміри ринку таких робіт.
Зрештою постачальники, котрих ми знайшли, зрозуміли своє унікальне становище та почали змовлятися між собою. Мета – отримати від Укренерго максимально вигідну для себе ціну.
Проаналізувавши наші вимоги ще раз, нам спало на думку, що роботи можуть виконати будівельні компанії, що не спеціалізуються на енергетичній інфраструктурі. Тому ми звернулися до них, що розширило розміри ринку та розвалило змову.
Закупівельна команда в усіх випадках взаємодіє з іншими підрозділами компанії?
Так, тут є взаємодія. Наприклад. у нас є відділ дослідження ринків, який співпрацює із закупівельниками щодо питання цін. Ми виходимо на тендер тільки з перевіреною очікуваною вартістю. Протягом року ціни змінюються, тому очікувану вартість перевіряють безпосередньо перед оголошенням тендеру.
Закупівельники ж більше працюють у питанні конкуренції. Вони шукають компанії з ексклюзивними представництвами в Україні, дистриб'юторами, бо самі виробники на тендери не завжди ходять.
Загалом закупівельна команда розбита на дві великі категорії – категорійні департаменти та 5 регіональних центрів організації закупівель. Департаменти більше спрямовані на централізацію та згруповування однотипних товарів, послуг та робіт. На кожну категорію товарів є свої відділи – всього 6 категорій.
Яка увага приділяється професіоналізації цих людей?
До повномасштабної війни ми постійно навчали наших закупівельників, регулярно працювали над підвищенням їхньої кваліфікації.
Водночас минулого року в межах програми проведення другого рівня сертифікації CIPS ми мали розробити та впровадити модель компетенції закупівельних функцій. За результатами оцінки, ми вивчали, які працівники в яких сферах повинні підвищувати свої професійні навички.
Доводилося використовувати тільки безоплатні ресурси, бо на навчання грошей було обмаль. Зверталися до курсів про публічні закупівлі з платформ Prometheus, YouTube, залучали внутрішніх коучів для підвищення навичок роботи у тому ж Excel чи переговорів. Бо останнє теж є невіддільною складовою закупівельного процесу.
Цього року у нас уже планується виділення коштів на навчання, зокрема щодо швидшого опанування нових норм законодавства. Бо законодавство динамічно змінюється, очікуємо нової редакції ЗУ “Про публічні закупівлі”.
В закупівельній роботі стають в пригоді інструменти на кшталт штучного інтелекту? Або ж поки його застосування невиправдане?
Є дані, які не можна давати штучному інтелекту на обробку – усе, завантажене в мережу, залишається там. З минулого року ми працюємо в напрямку автоматизації роботи наших закупівельників. Але це не штучний інтелект.
Першочергово нововведення були спрямовані на зменшення рутинних процесів. Звісно у нас є програмні рішення, починаючи від Word, Excel, але ми хотіли, щоб всі вони працювали в одному програмному продукті. Наприклад, щоб тендерна документація автоматично створювалась, щоб договори конструювалися автоматично. Усе, аби люди могли зосередитися більше на роботі з ринком.
Ось зараз триває розробка та впровадження нової версії такої програми. Збираємо у закупівельників інформацію, чи всі необхідні їм інструменти враховані у наявній версії програмного забезпечення.
Якщо є замовники, яких теж цікавлять такі програмні рішення – можна почитати тендерну документацію цього тендера, та побачити, як ми прописували технічне завдання.
Щодо оцінювання результатів тендеру – як це відбувається та на що Укренерго звертає увагу?
Якщо тендер відбувся – зважаємо на можливі репутаційні ризики. Ми аналізуємо, за якою ціною придбали предмет закупівлі, порівнюємо результат зі схожими тендерами за невеликий попередній період. Дивимось, чи “здорова” конкуренція, чи не задорого або задешево придбали в цього учасника.
Якщо тендер не відбувся – це гірше. По-перше, це додаткові витрати адміністративного ресурсу – тендер треба оголошувати повторно. Ми намагаємося зменшити ризик “провалу” тендеру на етапі передтендерної підготовки. Однак, якщо все ж тендер не відбувся – аналізуємо чому це сталось. Чи зуміли ми достатньо зацікавити постачальника взяти участь в закупівлі.
Бо буває, що учасник зацікавився, готував пропозицію, а потім відмовився брати участь. Причина – ціни на ринку змінились, відповідно брати участь стало невигідно або на вимогу тендерної документації була потрібна довідка, яка у постачальника виявилася застарілою. Починається актуалізація всього, що ми прописували у тендерній документації – очікуваної вартості, кваліфікаційних критеріїв тощо.
Що із закупівельного досвіду Укренерго можуть запозичити інші замовники?
Розробити уніфіковані технічні завдання для повторюваних закупівель. Можна спиратися на нашу тендерну документацію в Prozorro.
Спілкуватися з ринком, тому що від цього залежить дуже багато факторів. Ринок володіє актуальною інформацією. А її ігнорування може негативно позначитися на конкуренції, очікуваній вартості.
Раз на два-три місяці чи півроку робити зріз власних закупівель та порівнювати за які ціни продавалися аналогічні речі у мережі, або за якими цінами їх закуповували інші замовники. Якщо зʼясується, що замовник закуповує дешевше або дорожче за всіх – варто розібратися чому так відбувається.
Можливо, вас також зацікавить:
Коментарі
До цієї статті ще немає коментарів. Станьте першим.