«Наша роль — не просто провести закупівлю, а раціонально інвестувати державні кошти»— Анастасія Скок, ЦЗО ДП «УСС». Частина 1

У публічних закупівлях, де помилка може дорого коштувати державі, а питання якості й безпеки мають національне значення, роль професіоналів набуває особливого значення. 
Анастасія Скок, директорка філії централізованої закупівельної організації ДП «Українські спеціальні системи» (УСС), відкриває завісу роботи однієї з найважливіших ланок закупівельної  системи. Вона розповідає, як команда експертів не лише забезпечує якісне обладнання для держустанов, а й дбає про безпеку країни.

Які  державні органи користуються вашими послугами? І що саме ви для них закуповуєте?

Наша організація працює з 2021 року — її створили за розпорядженням Кабміну, що зобов’язало близько 70 центральних органів виконавчої влади (ЦОВВ) проводити ІТ-закупівлі через ЦЗО ДП «УСС». Цим же рішенням уряд визначив і перелік товарів  (Єдиний закупівельний словник ДК 021:2015), які мають закуповуватися централізовано через нас. Це близько 50 категорій у сфері цифровізації: комп’ютери, сервери, периферійні пристрої, програмне забезпечення тощо. 

Окрім центральних органів, до нас звертаються їхні територіальні підрозділи. Наприклад, Державна податкова служба централізовано планує свої закупівлі, але має 24 обласні управління – кожне з них подає нам свої потреби, які ми об’єднуємо в спільні тендери. Понад 100 державних установ користуються послугами УСС.

Наша діяльність не обмежується визначеним переліком ЦОВВ. Ми відкриті до співпраці з усіма  державними установами.

Щодо предмета закупівлі, то здебільшого це товари у сфері цифровізації, проте і тут ми не обмежені лише визначеними категоріями. Наша команда має достатній досвід та компетенції, щоб проводити закупівлі за багатьма іншими категоріями товарів.

Який у вас штат? Хто працює в УСС — це здебільшого ІТ-спеціалісти, держслужбовці?

«Українські спеціальні системи» – багатофункціональна структура, яка забезпечує захищений зв’язок, захист інформаційних ресурсів та суміжні послуги. УСС належить до сфери управління Держспецзв’язку, тому наші працівники – це переважно досвідчені технічні спеціалісти.   

У складі «УСС»  є окремий підрозділ, який займається виключно закупівлями. Штат ЦЗО невеликий: керівник, категорійні менеджери та уповноважені особи з публічних закупівель. Юридичні консультації, бухгалтерський супровід, кадрові послуги ми отримуємо від головного підприємства УСС. Така структура дозволяє філії ЦЗО не приділяти багато уваги адміністративним питанням, а зосередитися на проведенні закупівель. 

Наша команда має постійний доступ до актуальної інформації щодо новітніх розробок у світі цифрових технологій та інформаційної безпеки. Це гарантує професійне формування технічних завдань, відповідно до останніх тенденцій та розробок у сфері комп’ютерного обладнання та програмного забезпечення.

Яким чином у вас побудовано співпрацю з Держспецзв’язку?

Держспецзв’язку відповідають за нормативне регулювання, а ми — за реалізацію.

Це означає постійний двосторонній зв’язок. Наприклад, коли виникають питання щодо закупівлі засобів криптографічного захисту або електронного підпису, ми завжди звертаємося до профільних фахівців адміністрації Держспецзв’язку. Це дозволяє не лише дотримуватися вимог, а й гарантувати якість і безпеку для замовників. Програмне забезпечення має відповідати сучасним стандартам безпеки. В умовах гібридної війни   навіть один неправильний тендер може стати слабким місцем в інфраструктурі.

Окрім консультацій, ми звітуємо Держспецзв’язку про результати діяльності ЦЗО та реалізацію стратегічних проєктів. Це і підзвітність, і зворотний зв'язок, який дозволяє оцінити ефективність запроваджених рішень.

Адміністрацію Держспецзв’язку ми сприймаємо не просто як орган контролю, а як фахового союзника, завдяки якому наші закупівлі відповідають не лише закону, а й стандартам національної безпеки.

Скільки тендерів ви проводите на рік?

Коректно говорити не про кількість проведених тендерів, а про кількість задоволених потреб замовників. Один тендер у нашій практиці часто охоплює одразу кілька заявок від різних підприємств. Ми системно агрегуємо запити: наприклад, можемо провести одну закупівлю ноутбуків для декількох обласних підрозділів податкової служби. Це дозволяє скоротити кількість процедур та зекономити бюджетні кошти. Тобто важливо оцінювати не лише число процедур, а й їх ефективність та масштаби.

Для розуміння обсягів: у 2024 році ми опрацювали близько 500 індивідуальних заявок на закупівлю, фактично вийшовши на довоєнний рівень роботи. За офіційними даними Мінекономіки наша організація оголосила 459 процедур закупівель у 2024 році, що на 53% більше, ніж у 2023, і є найвищим показником серед усіх ЦЗО на центральному рівні. 

Щороку ми проводимо сотні тендерів (агрегованих процедур), і кожна з них може охоплювати кілька установ одночасно.

Які основні виклики?

Безумовно, головний виклик — це війна, і вона диктує нам ключові пріоритети: швидкість та гнучкість. Постанова № 1178 дозволяє проводити закупівлі значно швидше, ніж раніше. Хоча офіційний термін розгляду однієї заявки може сягати 20 робочих днів, але ми часто забезпечуємо необхідне обладнання та послуги значно раніше, щоб якомога швидше відновити роботу установ, які постраждали через бойові дії.

Ще один постійний виклик – це стислі строки наприкінці року. Більшість потреб надходить від замовників у вересні – грудні, іноді навіть в останні тижні року. Якби ми знали обсяги закупівель заздалегідь, наприклад, з літа, то могли б краще підготуватися: провести ринкову аналітику, підготувати тендерну документацію, краще організувати процес. А коли десятки запитів приходять в кінці грудня, це ускладнює роботу і нам, і постачальникам.

Ми постійно наголошуємо на важливості завчасного планування, хоча розуміємо: не все залежить від замовників, на процес впливають формування бюджету та форс-мажори.

Як влаштована ваша робота у Prozorro Market?

З квітня 2023 року наша філія ЦЗО адмініструє Prozorro Market у категоріях товарів для цифровізації. Ми відповідаємо за створення технічних специфікації, структурування каталогу та кваліфікацію постачальників. Це велика відповідальність: від нашої роботи з електронним каталогом залежить, наскільки зручно замовникам буде проводити закупівлі дрібних партій товарів через нього.

З часом наш внесок в розвиток е-каталогу вийшов за межі стандартного переліку CPV-кодів, закріплених за ЦЗО. Так сталося з категорією «інтерактивні панелі». Формально вони не входять до тих 50 обов’язкових кодів. Але почувши запити на них від замовників, загальноосвітніх закладів і військових частин, ми взяли й цю категорію в роботу — розробили для неї технічні специфікації та додали до каталогу Prozorro Market. 

Так само ми активно розвиваємо й інші нові напрямки, особливо все, що пов’язане з ІТ та освітніми технологіями. У 2024 році ми допомагали оснащувати школи ноутбуками в рамках програми «Нова українська школа», формуючи специфікації для ноутбуків, які отримують вчителі.

Які товари зараз найбільш затребувані?

Найпопулярніші — картриджі, моноблоки, ноутбуки. Також дуже актуальне антивірусне програмне забезпечення. Через постійні кіберзагрози це справжній must-have.

Чому ви взялися за закупівлю “Пакунка малюка”?

З цією пропозицією до нас звернулося Міністерство соціальної політики України ще у 2021 році. Як і з будь-якою новою категорією, ми спочатку підготувалися: вивчили ринок дитячих товарів, ознайомилися з номенклатурою пакунка, провели консультації з потенційними постачальниками. 

Хоч ця сфера далека від ІТ, у нас працюють досвідчені фахівці із закупівель у найрізноманітніших категоріях, не тільки в техніці. 

Ця програма реалізується четвертий рік поспіль, і всі новонароджені в Україні отримують свій «бейбі-бокс». У типовому «Пакунку малюка» майже 50 найменувань – від одягу і пелюшок до підгузків, термометрів, розвивальних іграшок. Ми детально опрацьовували кожну позицію: аналізували характеристики, порівнювали якість різних брендів, радилися з медичними експертами щодо безпечності товарів для немовлят. 

На початку повномасштабного вторгнення ситуація була невизначеною: логістичні ланцюги порушені, бюджети переглядалися, і навіть обговорювалася можливість тимчасового скасування цього проєкту. Але ми отримали безліч теплих відгуків від батьків, які вже скористалися пакунками — вони писали: «Як добре, що пакунок залишився!». В умовах, коли магазини не працювали, постачання товарів у регіони було ускладнене, багато родин не могли самостійно придбати усе найнеобхідніше для новонародженого. Минулого року ми долучилися до громадського обговорення щодо оновлення вмісту «Пакунка малюка» – слухали батьків та лікарів пологових будинків, що змінити або додати.

У підсумку скажу так: для професійного закупівельника неважливо, що саме купувати – чи то картриджі, чи то дитячий одяг. Зараз закупівлю для програми «Пакунок малюка» координує Державна служба у справах дітей – і ми цього року також допомагали їй у проведенні тендеру. І хочу зазначити, що всі укладені в попередні роки договори були виконані в повному обсязі — постачання здійснювалося вчасно та відповідно до умов контрактів.

Розкажіть, як працює ваша модель фінансування?

Наша модель фінансування комбінована. Основне джерело – це державний бюджет. Ми обслуговуємо визначені ЦОВВ на безоплатній для них основі. Держава закладає кошти на нашу діяльність. Фінансування надається через Держспецзв’язку, у сфері управління якої перебуває ДП «УСС». Саме бюджетне фінансування покриває базову роботу.

Закон дозволяє нам надавати послуги з проведення закупівель для інших замовників на платній основі. Будь-яке державне підприємство чи орган місцевого самоврядування, які не зобов’язані працювати з нами, але хочуть скористатися нашим досвідом, можуть замовити у нас проведення тендеру за контрактом. Такі проєкти стають для нас додатковим джерелом доходу, що допомагає частково покривати витрати, розвивати матеріально-технічну базу, запускати нові напрямки роботи та вкладати в підвищення кваліфікації наших співробітників.

Як тарифікуються такі «комерційні проєкти»?

Для платних послуг у нас діють фіксовані тарифи, встановлені постановою Кабінету Міністрів — вони однакові для всіх централізованих закупівельних організацій. Розмір винагороди залежить від суми закупівлі: 3% від контракту — для закупівель до 10 млн грн, 2% — для сум від 10 до 100 млн грн, і 1% — якщо вартість перевищує 100 млн грн. Тобто чим більша закупівля, тим менший відсоток ми беремо. Це справедливо, адже робота над великим тендером не набагато складніша, ніж над маленьким. 

Ми працюємо виключно в межах цих ставок і ніколи не виходимо за їхні рамки: жодних прихованих комісій чи додаткових платежів замовник не сплачує. До того ж зазначений відсоток покриває повний цикл наших послуг  – від початку і до кінця процедури. Іншими словами, за цю винагороду замовник отримує повний супровід закупівлі: від збору потреб та підготовки тендерної документації до укладення договору з постачальником.

Наші тарифи фактично розраховані лише на покриття витрат. Кошти, які надходять на рахунок підприємства від платних проєктів, спрямовуються на організацію відповідної процедури та на розвиток ЦЗО (оновлення матеріально-технічної бази, навчання персоналу тощо). До речі, економія коштів, якої вдається досягти завдяки об’єднанню потреб, конкуренції на торгах та правильно складеним технічним вимогам, часто в рази перевищує ту комісію у 1–3%. Тож навіть на платній основі співпраця з ЦЗО  здебільшого вигідна для замовника.

Як часто до вас звертаються замовники для проведення закупівлі на платній основі?

Поки що таких замовників небагато. Можливо, ми ще недостатньо активно розповідали про переваги співпраці з нами. Адже закупівля через ЦЗО вигідніша та якісніша: замовник за невелику плату фактично отримує команду експертів, яка проведе тендер на найвищому рівні. Це означає краще обладнання чи послуги, які служитимуть довше й надійніше, відсутність проблем з аудитом та оскарженнями, а також суттєву економію часу й сил працівників замовника.

Нині майже всі наші клієнти – це ті органи, які були визначені обов’язковим рішенням уряду. Проте ми завжди відкриті для нових партнерів. 

Друга частина інтерв’ю з Анастасією Скок за посиланням.