Інтерв’ю з Гендиректором Медичних закупівель України Едемом Адамановим

“Закупівлі – це планування”. Інтерв’ю з Гендиректором Медичних закупівель України Едемом Адамановим

Медичні закупівлі України уже 5 років забезпечують медичну систему України якісними ліками та медичним обладнанням. Також команда МЗУ покриває потреби лікарень, що виникли через повномасштабну війну, в межах ініціативи Президента України UNITED24.

Інноваційні лінійні прискорювачі для лікування онкології, комп'ютерні томографи, броньований евакуаційний транспорт, препарати для лікування СМА – усе це держава отримує завдяки їхній закупівельній діяльності.

З початку повномасштабної війни Медзакупівлям України вдалося заощадити близько 3 млрд грн, здійснюючи централізовані закупівлі. Але таких результатів досягають завдяки якісній та ефективній роботі, котра відбувається поза системою Prozorro. У 2023 році вперше економія буде використана для додаткової закупівлі ліків, наприклад, від онкології.

Ми вирішили з’ясувати, як МЗУ вдається досягати таких високих результатів на торгах, як вони планують свою роботу, які інструменти використовують та з якими викликами зіштовхуються у своїй роботі. Про це нам розповів генеральний директор підприємства Едем Адаманов.

З якими найбільшими викликами зіштовхнулися Медичні закупівлі України внаслідок повномасштабного вторгнення?

Я б розділив їх на дві частини: технічні (логістичні, фінансові) та концептуальні. 

Фінансові – зміна курсу валют. Це дуже сильно вплинуло, бо половина наших контрактів укладені з нерезидентами. Вдячний, що багато компаній зробили знижки, щоб не переглядати ціни. 

Логістичні – ускладнення поставок. У нас більшість ліків раніше постачалась літаками. Зараз все транспортується автомобілем через Польщу, навіть з Індії або Канади. Зараз ми навчилися планувати, розраховувати черги на кордонах, тож проблем з оперативністю поставок немає. Але в перші тижні-місяці було дуже складно тому, що для деяких ліків потрібен спеціальний температурний режим, на кордоні були величезні черги, страхові компанії відмовлялися страхувати вантажі. І це тільки маленька частина складнощів, які нам довелося подолати. 

На момент повномасштабного вторгнення у нас був один логістичний партнер. Склад, на щастя, не окупували, але дороги і шляхи до нього були в тимчасовій окупації. Кілька тижнів ми не мали до нього доступ. Це навчило нас, що має бути декілька складів – зараз так і є.

Потім змінювалося законодавство, ніхто не знав, за якими правилами купувати… Почалися концептуальні проблеми. 

Наш scope [обсяг роботи, який потрібно виконати для досягнення цілі проєкту – прим.] дуже швидко збільшився, але кількість ресурсів лишилась незмінною або навіть зменшилась. Якщо раніше в нас була одна централізована програма і ми знали, скільки ми будемо закуповувати і чого саме, то через повномасштабне вторгнення виникла програма UNITED24 — в її межах запити надходили позапланово та непрогнозовано. Наша команда взяла на себе додаткове навантаження і впоралась. 

Для цього ми почали переналаштовувати свою роботу. Ми впровадили в роботу SAP Ariba – глобальну модульну закупівельну платформу, яку використовують передові компанії світу. З її допомогою ми автоматизували процеси ринкових консультацій, комунікації з ринком, прекваліфікації постачальників.

Сьогодні оголошення дуже складних предметів закупівель, оновлення цін, термінів поставки тощо може зайняти декілька годин — все в системі. Категорійний менеджер натискає кілька кнопок і воно вже систематизовано. Це – величезний крок вперед.

Якщо порівняти період закупівель на початку повномасштабної війни та в аналогічний період до неї – як змінилась динаміка закупівель?

В МЗУ обсяг закупівель не впав. Через воєнний стан він тільки збільшувався. Лікування поранених та інші нагальні потреби, спровоковані війною, змушують купувати ще більше. Кількість закупівель цього року зросла. 

Коли Ви впевнилися, що роботу організації успішно переналаштували, а закупівлі відбуваються без перепон?

У серпні-вересні 2022 року — тоді оприлюднили нову версію закупівельної постанови. Вона була досить стала та збалансована. На той час ми вже мали кілька складів. Точно розуміли, що відбуватиметься далі з контрактами, відновилося страхування вантажів. Ми вже почали активно закуповувати, налагодився процес по закупівлях в межах UNITED24. 

Але все одно кожного місяця щось виникає. Наприклад, все було налагоджено, а потім вносяться зміни до Митного кодексу. Постачальники мали платити ПДВ наперед або оформлювати TIF. Наших постачальників не повідомили і для них це було як сніг на голову. Проте ми до всього адаптувалися. 

Тільки хочеш видихнути і знову щось виникає. Тому ми кожного дня покращуємося. Думаємо, що треба робити краще, швидше, глибше, аби спокійно спати.  

Загалом зараз все вчасно вдається закуповувати?

Так. Ми в цьому році рекордно швидко все закупили — понад 92% номенклатури вже закрили. Раніше такого не було. Багато чого вже привезли. Наприклад, лікарні вже отримали від нас товару на суму понад 1,6 млрд грн. Це в шість разів кращий показник, ніж в минулі роки. Дуже радіємо цьому, бо раніше це здавалося неможливим.

Деякі предмети закупівель мають довгий цикл виробництва, бо наші ліки виготовляються під замовлення. Незважаючи на нестабільну економічну ситуацію, нам вдалося досягти певного рівня економії. Завдяки оперативному початку закупівельного процесу, цього року ми вперше зможемо здійснити дозакупівлі на заощаджені кошти. Саме зараз цей процес триває. 

Проміжні результати поставок МЗУ у грошовому вимірі порівняно з 2022 роком

Якщо я не помиляюсь, начебто вже весь закупівельний бюджет МЗУ вичерпаний? Що великого із закупівель ще очікувати, крім лінійних прискорювачів та вакцин?

Єдине, що ми ще не дозаконтрактували з великого – це МРТ на три та півтори тесли. Тому що цю закупівлю кілька разів оскаржували в АМКУ. Скарги розглядалися минулого тижня, якісь — цього. Сподіваюсь, що до кінця осені все ж укладемо угоди на закупівлю цього важливого обладнання. Усе інше обладнання, зокрема лінійні прискорювачі, ми вже придбали.  

Як МЗУ, до речі, вдалося отримати від постачальників пропозицію по лінійних прискорювачах майже вдвічі меншу від очікуваної вартості – 541 млн проти 1 млрд грн ?

У нас є інформація, що ціна, яку отримали Медичні закупівлі України на лінійні прискорювачі — найкраща у світі. Ніхто у світі не отримав таку знижку. 

Тут є декілька факторів — конкуренція та воєнний стан. Впевнений, що конкуренція стоїть на чолі таких переможних історій. Ми надали можливість прокоментувати ТЗ закупівлі топовим виробникам лінійних прискорювачів, щоб визначити його конкурентність. Це збалансоване технічне завдання ми погодили з групою експертів та з МОЗ. Далі зібрали в SAP Ariba очікувані вартості, аби при оголошенні все  збалансувати — щоб всі гравці були в рівних умовах. Нарешті оголосили це все на Prozorro. 

Нам вдалося прописати ТЗ таким чином, щоб зіставити товари двох топових на весь світ виробників лінійних прискорювачів, які принципово між собою конкурують і щоб вони не змогли домовитись. Можливо, на регіональному рівні у закупівлі на 1-2 лінійних прискорювачі постачальники й змогли б домовитися між собою. Але тут були 15 систем з очікуваною вартістю в 1 млрд. Коли мова про таку суму — порука не працює. Адже постачальник обладнання знає, що головний заробіток буде не від поставки товару, а від його обслуговування потім.

Другий фактор. Я впевнений, що воєнний стан тисне на постачальника надавати найкращі умови в Україні. Навіть у світі не кожен день купують одразу 15 лінійних прискорювачів. Ефект масштабу і централізація — дійсно допомагають отримати найкращі умови. 

МЗУ писали про початок інтеграції управлінського сервісу SAP Ariba у своїй роботі з Prozorro. Який прогрес з цим?

Не знаю, чому дехто вважає, що SAP Ariba — це конкурент Prozorro. Я завжди намагаюсь пояснити, що ні. 

Безпосередньо в Prozorro відбувається bidding [торги — прим]. Система не передбачала, що етапи, які передують торгам та йдуть після, будуть відбуватися в ній. В SAP Ariba проходить те саме “до” та “після”. Це хмарний сервіс управління витратами та ланцюгами поставок, в якому постачальники спілкуються із замовниками.

Для нас зараз безпосередньо bidding – умовно 10% від нашого процесу закупівлі. Мені здається, що найкращий варіант — це коли SAP Ariba передаватиме дані до Prozorro і навпаки. Скоріш за все SAP Ariba на якомусь етапі стане для нас аналогом майданчика. 

Як МЗУ спілкувалися з постачальниками до SAP Ariba? Доступ до неї надали у перші місяці повномасштабної війни.

До цього ми комунікували з постачальником вручну — через електронну пошту, наприклад. Але це не системна історія. Адже вона тоді зав'язана на конкретних людей, які можуть піти у відпустку, звільнитися. У SAP Ariba ж процес комунікації з ринком систематизований та автоматизований. Також в одному місці зберігається вся історія взаємодії МЗУ та контрагента.

Броньовані автомобілі для евакуації, придбані МЗУ за програмою United 24

МЗУ відповідальні за виконання проєкту з розробки системи обліку ліків та медвиробів в лікарнях – e-Stock. Кабмін заявив про початок впровадження системи на початку 2023 року – чи є вже які-небудь відгуки по системі?

Це набагато складніший проєкт, ніж всі очікували. Тому що ми говоримо про електронну систему управління запасами ліків та медичних виробів – з інформацією про потреби, доставку, наявність в лікарнях, їх використання, утилізацію тощо. 

Зараз в е-Stock розроблено модуль збору потреби. І я вважаю, що це було найпростіше. Найбільшу перевагу користувачі отримають після впровадження модулів обліку залишків і логістики. Після цього в масштабах країни можна буде побачити, рівень забезпеченості кожної лікарні, поставки, споживання тощо.

Проте подальші розробки залежать від реєстрів і довідників. Проблема в тому, що кожна лікарня обліковує ліки на власний розсуд. Зараз в Україні немає довідника всіх медичних товарів і обладнання. Наприклад, полтавській лікарні зручно в своїй системі прописати Ібупрофен з маленької літери. В державному реєстрі лікарських засобів Ібупрофен зафіксовано з великої літери. І таких варіантів може бути десятки. Аби е-Stock повноцінно запрацював, реєстри та довідники для обліку необхідно уніфікувати.

Немає проблеми розробити дизайн — щоб все красиво було на дашбордах. Проблема — побудувати якісно систему, що за ними. Найскладніше ще попереду. 

А на Вашу думку, чи зможе кожен публічний замовник інтегрувати у свою роботу відкритий календар оголошення закупівель, як у МЗУ, щоб громадськість могла відстежувати таку інформацію на одному ресурсі?

Я ніколи не втомлюсь казати, що закупівлі дорівнюють плануванню. В Prozorro є річний план закупівель: коли хочеш оголосити тендер – маєш внести його в план. Прикро, але 99% замовників для оголошення тендерів вносили в план зміни за 1 хвилину до оголошення тендерів. Найкращі — за день. 

Якби на рівні законодавства та системи ще після Революції Гідності встановили б вимогу, що між публікацією планів закупівель та їхнім оголошенням має пройти мінімум 30 днів, окрім нагальної закупівлі, то, можливо, тоді б і зародилася культура планування закупівель, Але, на жаль, цього не сталося. 

У цьому році ми запустили відкритий календар закупівель вже тоді, коли 70-80% всього було закуплено. Це був пілот. Він доступний на нашому сайті. З його допомогою кожен може з точністю до тижня побачити, коли планується до оголошення та чи інша позиція. Для суспільства — це історія про прозорість, для ринку — про партнерську взаємодію та можливість планувати свою діяльність.

Розв'язувати проблеми “на місцях” можна тільки плануванням чи ще чим-небудь?

Також деяким закупівельникам, на жаль, дуже не вистачає відповідальності. Якщо ви керівник закладу — маєте відчувати відповідальність. Закладу охорони здоров’я держава за кошти платників податків безкоштовно передає, наприклад, лінійний прискорювач. Це дуже дороговартісне обладнання для лікування онкології. Якщо вчасно його інсталювати — пролікуються більше пацієнтів, а заклад отримає більше грошей від НСЗУ. Люди здорові — всі щасливі. Але часто у лікарень не вистачає відповідальності довести процес інсталяції до кінця. 

Чи є такі випадки, коли не зробили вчасно приміщення і певне обладнання досі не інстальовано? Багато випадків. У більшості таких ситуацій МОЗ ухвалюватиме рішення забрати це обладнання і передати тій лікарні, що готова його використовувати.

Як обов'язковість закупівель від 50 тис. грн у Prozorro Market повпливала в принципі на закупівельний процес і чи зараз найкращий момент постачальників медичних виробів та засобів йти в Prozorro Market

Збільшилась кількість пропозицій постачальників. Це позитивно впливає на рівень конкуренції. Абсолютно завжди в Prozorro Market рівень конкуренції вищий, ніж у відкритих торгах. Абсолютно на будь-який предмет закупівлі. 

Тут дві причини: перша — легше подати пропозицію, не потрібно постійно готувати документи. Кваліфікувався раз на три роки і продаєш свої товари. Друга причина — безоплатність подання пропозиції. В Prozorro Market постачальник сплачує комісію тільки коли він переміг, а участь — безкоштовна. У відкритих торгах платиш кожен раз за участь. І це безперечно впливає на рівень конкуренції.

Перші підсумки закупівель ліків, що обов’язкові для придбання через Prozorro Market

Яким бачите розвиток ЦЗО? МЗУ можна вважати взірцем?

Скажу так, я не вважаю МЗУ класичною централізованою закупівельною організацією. 

Класичні ЦЗО на сьогодні не мають інструменту для збору потреби. Вона просто оголошує тендер за технічним завданням, що їй надав замовник. Чи має ЦЗО вплив зробити це ТЗ конкурентним? Ні, це завжди сварки. Наприклад, замовник каже: «Я хочу ручки, що пишуть фіолетовим кольором». І ти знаєш, що тільки один виробник у світі виробляє такі ручки. І це «запил», але реальних важелів це змінити ЦЗО не мають. 

Наступна проблема – відповідальність ЦЗО закінчується на етапі визначення переможця. Потім замовник має знайти постачальника, який переміг, підписати з ним договір, відзвітувати, що вони його підписали, віддати назад в ЦЗО на публікацію. Це виглядає, наче ви замовили піцу, ЦЗО її приготувала, а далі ви маєте десь знайти коробку для неї, потім ЦЗО шукає мопед та кур’єра, щоб піца кудись поїхала. Тож не думаю, що зараз доречно створювати нові національні чи регіональні ЦЗО.

МЗУ натомість з самого початку пішли в повний цикл. І дотримувалися золотого правила закупівель – хтось має визначати, що купити, а інший — як, у кого і коли. Умовно Міністерство охорони здоров'я замовляє нам ліки від онкології. Ми ж визначаємо як, коли, у кого, через яку систему будемо купувати, адже маємо необхідну експертизу та несемо відповідальність. 

Команда Медичних закупівель України

Наостанок, враховуючи, усе сказане, що порадите замовникам у роботі з закупівлями?

Дуже базові речі – розмежувати повноваження та проводити ринкові консультації. 

Коли наближається конфлікт інтересів – це дуже яскраво відчувається. Якщо одна людина визначає що купити, як, у кого, і коли — точно щось пішло не так в організації. 

У більшості випадків на місцях не купують тисячі унікальних позицій в рік – впевнений, що при якісному плануванні точно можна встигнути мінімум у трьох постачальників взяти комерційні пропозиції, провести з ними онлайн, по пошті, як завгодно, ринкові консультації. 

На жаль, в Україні так історично склалося, що уповноважені особи почуваються комфортно тільки якщо мають юридичну освіту. І вже керівники деяких установ бачать уповноважених осіб і закупівельників як юристів, які мають відповісти на запити всіх правоохоронних органів і оскаржити скаргу в АМКУ. Проте головна задача закупівельника – забезпечити установу тим, що йому доручили закупити, а не писати юридичні трактати.