Чи можна в додатковій угоді зазначити дві підстави для внесення змін до договору згідно з пунктом 19 Особливостей?

В процесі виконання договорів у публічних закупівлях часто виникає необхідність внесення змін до договору. Це можуть бути зміни строків виконання, ціни, або інші коригування, які потрібно зафіксувати письмово. Законодавство України дозволяє вносити зміни до договорів про закупівлю, проте такі зміни мають відповідати законодавчим вимогам, зокрема пункту 19 Особливостей. Одним з актуальних питань, яке часто постає перед замовниками, є можливість використання одночасно двох підстав для внесення змін у додатковій угоді.

В цій статті від Медіаресурсу професійних закупівель ми детально розглянемо це питання та надамо роз'яснення щодо можливості використання кількох підстав для зміни договору одночасно.

Чи можна в додаткових угодах використовувати кілька підстав одночасно?

Закупівельне законодавство не забороняє використання двох або більше підстав для внесення змін до договору в одній додатковій угоді. Пункт 19 Особливостей визначає вичерпний перелік підстав, за якими можливі зміни до договору про закупівлю, але не обмежує замовника у кількості таких підстав, які можуть бути використані в одній додатковій угоді.

Така практика особливо актуальна, коли одночасно змінюються кілька умов договору. 

Наприклад, у зв’язку зі зростанням акцизу на пальне учасник звернувся до замовника з пропозицією внести зміни до договору про закупівлю на підставі підпункту 6 пункту 19 Особливостей. 

Довідково: Відповідно до підпункту 6 пункту 19 Особливостей, істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадку, зокрема, зміни ціни в договорі про закупівлю у зв’язку з зміною ставок податків і зборів та/або зміною умов щодо надання пільг з оподаткування ⎯ пропорційно до зміни таких ставок та/або пільг з оподаткування, а також у зв’язку із зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування.  

При внесенні змін до договору про закупівлю на підставі підпункту 6 пункту 19 Особливостей не встановлено заборони на перевищення загальної суми договору, яка була визначена в ньому на момент укладання. Це означає, що при укладанні такої додаткової угоди сторони можуть збільшити загальну суму договору.

Однак, не завжди замовник може дозволити собі таку розкіш, як збільшення суми договору, оскільки у нього немає видатків для фінансування таких змін. В такому випадку для замовника може стати необхідним зменшити обсяги такого договору, щоб при збільшенні ціни за одиницю залишитися в тих цінових межах договору, що були визначені початково.

В такому випадку замовник укладає додаткову угоду, в якій застосовує підпункт 6, а також одночасно підпункт 1 пункту 19 Особливостей, зменшуючи обсяги закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника.

В такій додатковій угоді можна одночасно зазначити дві підстави внесення змін до договору про закупівлю:

• зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника;
• зміни ціни в договорі про закупівлю у зв’язку із зміною ставок податків і зборів та/або зміною умов щодо надання пільг з оподаткування - пропорційно до зміни таких ставок та/або пільг з оподаткування, а також у зв’язку із зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування.

Таке поєднання є правомірним за умови, що кожна з підстав є обґрунтованою, а застосування підпункту 6 пункту 19 Особливостей ще й підтверджується відповідними документами.

Вимоги до документального оформлення

Для того щоб зміни до договору були законними і відповідали законодавству, важливо не лише правильно обґрунтувати підстави для змін, але й забезпечити відповідне документальне оформлення.

Додаткова угода. У тексті додаткової угоди має бути чітко зазначено, які саме зміни вносяться до договору і на підставі яких пунктів Особливостей це відбувається. Якщо використовуються дві підстави, вони мають бути чітко прописані із відповідним обґрунтуванням.

Підтверджуючі документи. Кожна підстава для зміни договору повинна мати документальне підтвердження:
Наприклад, для зміни ціни — довідка, що підтверджує ринкові коливання, офіційні розрахунки щодо зростання вартості товарів або послуг.
Для зміни строків виконання зобов’язань — довідки від торгово-промислової палати про наявність форс-мажорних обставин або інші документи, що підтверджують зміну умов.

Оформлення змін. Додаткова угода має бути підписана всіма сторонами договору та зареєстрована у відповідності до вимог закону. Також варто пам'ятати, що внесення змін до договору має бути відображено в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня укладення такої додаткової угоди. 

Можливі ризики і як їх уникнути

Незважаючи на те, що використання кількох підстав в одній додатковій угоді є правомірним, варто зазначити, що деякі казначеї відмовляються реєструвати додаткові угоди, в яких замовником застосовано декілька підстав для внесення змін в істотні умови договору. Вони вимагають від замовника укладати на кожну окрему зміну окрему додаткову угоду.

Висновок

Отже, використання двох або більше підстав для внесення змін до договору в одній додатковій угоді є повністю правомірним. Головне — правильно обґрунтувати кожну зміну та забезпечити її відповідність законодавству. Документальне підтвердження і прозоре оформлення змін є запорукою успішної реалізації угоди та уникнення можливих ризиків.