Чи може уповноважена особа підписувати закупівлі в системі ключем керівника, а не власним?

Ведення публічних закупівель передбачає дотримання законодавчих вимог, у тому числі правил електронного підпису (КЕП). У цьому матеріалі Медіаресурсу професійних закупівель розглянемо, чи може уповноважена особа, здійснюючи закупівлі, підписувати документи в електронній системі закупівель (ЕСЗ) за допомогою ключа керівника, а не власного, та які це може мати наслідки.

Нормативно-правова база

    Закон України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) визначає, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа. Поряд із тим, уповноважена особа в свою чергу забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону.
    Наказом Мінекономіки «Про затвердження Порядку розміщення інформації  про публічні закупівлі» від 11.06.2020 № 1082 визначено, що розміщення інформації в ЕСЗ здійснюється уповноваженою особою. Після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на веб-порталі у вигляді документа, доступного для друку.

Разом із цим, кваліфікований електронний підпис:

• Засвідчує особу, яка підписала документ;
• Підтверджує її відповідальність за достовірність внесеної інформації.

Отже, уповноважена особа, відповідальна за публікацію в ЕСЗ, повинна діяти виключно у межах своїх повноважень, встановлених внутрішніми документами підприємства (наказами, положеннями тощо).

Підписання ключем керівника: правові аспекти

Підписання документів ключем керівника, якщо цим займається уповноважена особа, формально розглядатиметься як порушення, оскільки:

• Порушується принцип персональної відповідальності: Використання КЕП керівника створює враження, що саме керівник є автором або відповідальним за внесену інформацію. У разі перевірки це може викликати додаткові питання до керівника, навіть якщо фактично цю дію здійснювала інша особа;
• Порушення вимог безпеки: КЕП є індивідуальним інструментом підпису, і його передача третім особам (у тому числі уповноваженій особі) суперечить принципам захисту персональних даних і використання електронних підписів.

Державна аудиторська служба України (ДАСУ) неодноразово наголошувала, що:

• Дії уповноваженої особи мають бути підтверджені її власним КЕП;
• Використання КЕП керівника для виконання обов’язків іншої особи розглядається як порушення вимог нормативно-правових актів, навіть якщо це зумовлено внутрішньою практикою організації.

Як діяти у практичних ситуаціях?

Щоб уникнути можливих порушень і спірних ситуацій, організація має:

• Забезпечити кожну уповноважену особу власним КЕП: це виключить необхідність використовувати КЕП керівника для підписання закупівельних документів;
• Чітко визначити обов’язки уповноваженої особи у внутрішніх документах: у положеннях або наказах має бути закріплено, що саме уповноважена особа відповідає за всі дії в електронній системі закупівель, включаючи підписання документів;
• Навчити персонал правильного використання КЕП: передача ключа чи пароля до КЕП третім особам має бути категорично заборонена;
• Уникати формалізму: навіть якщо керівник формально погодив використання свого КЕП для дій уповноваженої особи, це не виключає ризиків у разі перевірки чи судових спорів.

Наслідки недотримання вимог

Використання КЕП керівника уповноваженою особою може спричинити такі наслідки:

1. Штрафні санкції. Контролюючі органи можуть кваліфікувати це як порушення процедур закупівель;
2. Визнання дій недійсними. У разі спору підписані документи можуть бути оскаржені через відсутність чіткої відповідності підпису та дій особи.

Висновок

Уповноважена особа повинна підписувати документи в ЕСЗ виключно власним КЕП. Використання ключа керівника порушує принцип персональної відповідальності та може створити юридичні ризики для організації. Для уникнення подібних ситуацій рекомендується запровадити чітку організацію процесів закупівель і дотримуватися принципу індивідуальності електронного підпису.