Алгоритм внесення змін до договору в п'яти кроках

Зміни до договору допомагають адаптувати закупівлю до реальності. Це страховка для замовника: ви отримаєте потрібні товари чи послуги, навіть якщо ситуація на ринку змінилася. Постачальник натомість зберігає стабільного партнера та обсяги продажів, зберігаючи можливість гнучко коригувати ціну.

Окремі правила діють для великих закупівель. Якщо сума договору вища за ці ліміти, зміни потребують додаткової уваги:

• від 100 тис. грн — для товарів і послуг;
• від 200 тис. грн — для поточного ремонту;
• від 1,5 млн грн — для робіт.

Ось покроковий алгоритм, який допоможе замовнику внести зміни до договору без помилок:

Крок 1. Отримайте пропозицію від контрагента

Зазвичай процес запускає постачальник. Він може надіслати офіційний лист на пошту, зателефонувати або відразу надіслати проєкт додаткової угоди. Спосіб не такий важливий, як зміст пропозиції — зафіксуйте її, щоб мати підставу для наступних кроків.

Крок 2. Звірте дії партнера з умовами договору 

Тепер важливо перевірити, чи дотримався постачальник процедури, про яку ви домовлялися раніше.

Приклад: У договорі вказано, що лист про зміни має прийти за 20 робочих днів до дати змін.

• 05.03 на пошту надійшов запит на зміни з 01.04.
• 09.03 ви отримали папери.

Оскільки відлік іде від електронного повідомлення (якщо інше не вказано в договорі), постачальник вклався у строки. Усе за правилами — можна рухатися далі.

Крок 3. Визначте: що саме змінюється? 

Усі умови договору ми ділимо на дві групи: істотні та всі інші. Від цього залежить ваш наступний крок.

Істотні умови — це «фундамент» угоди: що ви купуєте (предмет), за якою ціною та в які строки. Сюди ж відносяться умови, які закон або ви самі визначили як критично важливі.

Інші умови — це технічні деталі, як-от зміна банківських реквізитів чи назви компанії.

Якщо зміни не стосуються істотних умов, вам не потрібні складні обґрунтування. Наприклад, якщо постачальник змінив назву — вам достатньо витягу з ЄДР, щоб це підтвердити.

Якщо ж змінюються істотні умови, потрібно врахувати п.19 Постанови 1178 і умови укладеного договору. 

В тексті додаткової угоди обов'язково вкажіть конкретну причину по п.19, за потреби зробіть розрахунки чи перевірте ті, які надав постачальник. 

Залежно від підстави внесення змін може знадобитись документальне підтвердження. 

Наприклад, зросла ціна на товар. Це можна підтвердити довідкою Торгово-промислової палати. Перевірте, чи відсоток зростання в довідці збігається з тим, що пропонує постачальник. Цифри в угоді мають бути відповідними.

Крок 4. Підпишіть додаткову угоду 

Коли цифри в угоді та підтверджувальних документах збігаються — час ставити підписи.

Використовуйте той самий формат, що і для основного договору. Це може бути звичайний паперовий варіант із печатками або зручний електронний формат. Головне, щоб обидві сторони зафіксували згоду.

Крок 5. Опублікуйте зміни в системі 

Якщо ви змінили істотні умови, у вас є 3 робочі дні з дати підписання, щоб завантажити додаткову угоду в електронну систему закупівель.

Під час публікації вкажіть номер та дату угоди, причину змін (підставу з Постанови), якщо потрібно - нові дані в електронних полях (ціну, терміни чи обсяги).

Важливо: Якщо зміни «технічні» (неістотні), публікувати таку угоду в системі не потрібно. Збережіть її у себе для звітності.

Підсумуємо: зміни — це частина робочого процесу 

Внесення змін до договору може здатися складним процесом, але з чітким алгоритмом це лише технічне завдання. Головне — перевіряти, чи є умови істотними, вчасно збирати докази (як-от довідки ТПП) та не забувати про 3-денний термін для публікації. Пам’ятайте, що гнучкість у контрактах допомагає вам і вашим партнерам працювати ефективно навіть у нестабільні часи.

Анастасія Гавриленко, фахівчиня відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupivli.Pro